Aimeriez-vous être 47 % plus rapide dans la création d’actifs numériques ? Dans cet article, je vais essayer d’expliquer en détail ce qu’est le DAM, pourquoi la mise en œuvre d’une solution DAM peut vous aider à atteindre ces chiffres, et toutes les questions qui, selon moi, vous concernent en tant qu’humain curieux qui cherche des réponses honnêtes.
En supposant que vous ne connaissiez rien au sujet, commençons par les bases et construisons à partir de là.
Qu’est-ce qu’un actif numérique ?
Un actif numérique est tout type de fichier que nous créons dans l’entreprise qui vit dans le monde numérique. L’époque où nous disposions d’immenses salles d’archives stockant tous les documents et représentations physiques de notre travail présent et passé est révolue depuis longtemps.
Par conséquent, un actif numérique peut être un document, des photos, des vidéos, des logos, des affiches, de la musique, des présentations, des feuilles de calcul, des logiciels et même des crypto-monnaies. Et bien que j’adorerais parler de Dogecoin, la crypto-monnaie préférée d’Elon Musk, les actifs numériques dont nous discutons ici ne sont que ceux liés à la création de contenu autour d’une marque.
Alors maintenant, nous savons que nous avons tous ces actifs, mais ils sont répartis dans toute l’organisation, vivant dans des ordinateurs individuels ou des disques durs externes. Comment réunissons-nous chaque article ?
Qu’est-ce que la gestion des actifs numériques ?
La gestion des actifs numériques est le processus métier qui traite de l’accès, de la génération, de l’organisation, de la mise à jour et de la gestion des actifs numériques au sein de l’entreprise.
La gestion des actifs numériques vous oblige à définir un emplacement central ou des archives où les actifs de l’entreprise seront stockés. Ensuite, développer l’infrastructure qui l’entoure, qu’elle soit liée à la technologie ou aux manuels qui définissent les directives auxquelles chaque personne doit se conformer.
Si vous souhaitez commencer, une simple mise en œuvre de la gestion des actifs numériques peut être un ensemble de données basé sur une feuille de calcul. Dans celui-ci, vous entrez le nom du fichier, son emplacement, son format et une brève description de ce qu’est le fichier et à quoi il sert. Maintenant, si vous voulez une solution plus robuste, vous pouvez vous tourner vers le logiciel DAM.
Qu’est-ce qu’un logiciel DAM ?
Le logiciel DAM est un outil proposé par un fournisseur sous forme de solution sur site ou sur son cloud. Ce logiciel agit comme un référentiel où vous pouvez stocker tous vos actifs numériques, les étiqueter (ce qui peut parfois être fait automatiquement à l’aide de l’IA) et disposer d’un emplacement central où tous les membres de votre organisation peuvent accéder à des informations à jour.
Une fois l’information dans le logiciel, vous pouvez facilement la filtrer, la rechercher dans une barre de type Google et trouver ce que vous cherchez en quelques secondes. De plus, le logiciel DAM vous offre des opportunités de collaboration grâce à ses fonctionnalités de commentaire, d’annotation, d’approbation et de gestion des versions.
Enfin, le logiciel DAM peut aller au-delà de ses propres limites et s’intégrer à d’autres logiciels pour faciliter le transfert de fichiers vers et depuis le DAM. Il peut se connecter avec des logiciels de conception comme Adobe Illustrator, Photoshop ou InDesign, des solutions CMS et des logiciels de gestion de projet.
5 avantages du logiciel DAM
L’implémentation d’un logiciel DAM dans votre entreprise présente de nombreux avantages. Ce sont cinq de ceux que je pense être d’une importance énorme.
- Accès facile à tous les actifs numériques. En tant qu’outil en ligne, n’importe qui peut accéder aux fichiers à tout moment et à partir de n’importe quel appareil avec accès à Internet.
- Diminue les coûts opérationnels. Saviez-vous qu’un logiciel DAM peut réduire le temps de recherche de contenu de 66 % ? Grâce à ses capacités de recherche et de filtrage, les utilisateurs peuvent trouver des fichiers plus rapidement au lieu de passer leur temps précieux à les rechercher. De plus, les concepteurs peuvent se réjouir de savoir que le redimensionnement est automatiquement effectué par la plateforme.
- Informations actualisées à tout moment. La plupart des fournisseurs de logiciels DAM proposent des fonctionnalités de gestion des versions et d’approbation dans le cadre de leurs offres. Cela signifie que le contenu du logiciel est toujours mis à jour, vous pouvez consulter les différentes versions qui composent ce fichier et revérifier si l’utilisation de l’actif a été approuvée.
- Assure la sécurité des informations. Le logiciel conservera vos fichiers dans des emplacements cryptés, transférera les informations via des canaux sécurisés et garantira que l’accès depuis l’extérieur de l’organisation nécessite 2FA ou d’autres mesures pour protéger vos informations. Par conséquent, vous n’avez pas à vous soucier du stockage d’informations sensibles.
- Permet des autorisations personnalisables. En relation avec le point ci-dessus, les paramètres du logiciel DAM vous permettront de définir des rôles et des autorisations pour l’accès aux informations au sein de l’organisation et en dehors de celle-ci. Ainsi, lorsque vous décidez de partager des informations avec vos parties prenantes, le système vous proposera des options sur la manière dont vous souhaitez que ces informations interagissent avec une fois ouvertes (lecture seule, modification ou accès complet).
Qu’est-ce qui différencie le DAM du CMS ?
Vous pensez peut-être que tout cela ressemble trop à un CMS. Alors, qu’est-ce qui différencie DAM ? La principale différence réside dans le but de ces actifs numériques.
Alors qu’un CMS stocke les fichiers de contenu de votre site Web et vous aide à publier des actifs numériques sur votre site Web, un DAM stocke des informations qui vont au-delà. DAM peut tout conserver, des logos de marque et de votre dernier contenu de médias sociaux aux manuels opérationnels et aux projections financières.
Comment choisir le meilleur logiciel DAM pour mon entreprise ?
Si vous êtes prêt à rechercher une solution logicielle qui vous aidera, vous et votre entreprise, rappelons-nous quelques critères de sélection importants.
- Tout d’abord, définissez si vous avez besoin d’une solution sur site ou dans le cloud. Ceci, à la manière du bon vieux Moïse, divisera déjà en deux la mer d’options.
- Ensuite, effectuez un décompte rapide pour voir qui a besoin d’accéder au logiciel. Presque tous les fournisseurs facturent des frais par utilisateur, vous devez donc savoir à quel point cela peut coûter cher.
- Ensuite, vérifiez les fonctionnalités de collaboration disponibles et voyez si cela correspond à vos attentes.
- Enfin, recherchez un essai gratuit et testez le logiciel. C’est mieux si vous faites l’expérience du logiciel, même s’il est limité dans le temps et/ou les fonctionnalités. Si un essai gratuit n’est pas disponible, réservez une démo et préparez-vous pour cette session afin d’en tirer le meilleur parti.
Voici une liste de logiciels pour vous aider à démarrer.
Un logiciel de gestion des actifs numériques est un bon investissement
Comme vous pouvez le constater, la mise en œuvre du DAM dans votre organisation présente de nombreux avantages, tant du point de vue des coûts opérationnels que de l’accessibilité. Selon vos besoins, cela peut signifier que vous utiliserez l’une des options logicielles ci-dessus ou une feuille de calcul comme celle que j’ai mentionnée plus tôt pour au moins améliorer la recherche de contenu de chacun.
J’espère que ce guide rapide vous a aidé à trouver le meilleur logiciel DAMn (oui, je sais que vous l’avez lu comme ça depuis le début !).
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