Beaucoup de mes clients cadres se plaignent de passer toute la journée en réunion, souvent avec peu ou rien à montrer. Nous sommes tous passés par là, souffrant de réunions improductives qui gaspillent notre temps et notre énergie. Vous ne pourrez peut-être pas contrôler les réunions des autres, mais vous pouvez vous assurer que celles que vous dirigez valent la peine d’y assister.
Ce plan en cinq étapes vous aidera à rendre vos réunions plus efficaces et plus susceptibles de donner de meilleurs résultats. La prochaine fois que vous planifierez une réunion, commencez par considérer les Cinq P :
Objectif. Chaque réunion a besoin d’un ordre du jour précis. Informez les gens à l’avance du sujet de la réunion et précisez s’ils doivent faire quelque chose à l’avance pour se préparer.
Préparation. Ce qui fait le succès d’une réunion, c’est surtout la préparation préalable. Tenez compte de votre objectif, des éléments d’action spécifiques et des points qui doivent être communiqués ou discutés. Demandez-vous si une réunion est le meilleur moyen d’atteindre les objectifs que vous avez définis.
Personnes. Assurez-vous d’avoir les bonnes personnes dans la salle. Réfléchissez à qui vous invitez. Si vous partagez des informations, incluez toutes les personnes qui ont besoin de ces informations. Si une décision doit être prise, incluez ceux qui fournissent des commentaires et tous ceux dont l’approbation est requise. Mais n’invitez pas trop : une fois que vous avez tous ceux qui ont vraiment besoin d’être là, arrêtez. Laissez le but de la réunion dicter qui doit être là.
Traiter. Dans le cadre de votre planification, pensez aux détails de la façon dont les choses seront faites. Quel sera l’ordre des informations ? Quel processus allez-vous suivre ? Comment allez-vous clarifier et capturer les actions et les décisions prises lors de la réunion ? Le suivi après la réunion est également important. Définissez les responsabilités et les prochaines étapes, et assurez-vous que chacun a une liste de tâches ouverte et que les propriétaires sont clairement identifiés. Consolidez les délais convenus pour résoudre les problèmes en suspens. Une fois que tout est clairement défini, documentez tout dans un e-mail de suivi à l’équipe. (N’oubliez pas de les remercier pour leur temps et leurs efforts.)
Progrès. Si vous voulez que vos réunions soient efficaces, pensez en termes de progrès. Le progrès est une question de résultats, et les gens devraient être responsables d’honorer leur part des engagements qui composent ce progrès. Alors que les choses passent de la planification à la réalité, prenez le temps de célébrer les réalisations et les réalisations dans le cadre de l’ordre du jour. C’est aussi une bonne idée de vérifier et de demander ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et pourquoi.
Malgré tout ce que les gens se plaignent des réunions, elles restent l’un des meilleurs moyens de partager des informations, d’obtenir un consensus, d’attribuer des responsabilités et de faire avancer les choses. Si vous les dirigez mal, ils sont une grosse perte de temps. Mais si vous les dirigez bien, votre équipe sera sur la bonne voie pour obtenir les résultats qu’elle souhaite.
Diriger de l’intérieur : Les réunions les plus efficaces sont celles où les gens peuvent montrer leurs compétences et leurs capacités, alors ne les laissez pas se perdre. Dirigez des réunions efficaces en suivant les cinq P et voyez la différence.
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Le déficit de leadership
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Après des décennies à coacher des cadres puissants à travers le monde, Lolly Daskal a observé que les leaders accèdent à leurs postes en s’appuyant sur un ensemble spécifique de valeurs et de traits. Mais avec le temps, chaque dirigeant atteint un point où sa performance en souffre et où l’échec persiste. Très peu comprennent pourquoi ou comment l’empêcher.
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Lolly Daskal est l’une des coaches en leadership exécutif les plus recherchées au monde. Sa vaste expertise interculturelle couvre 14 pays, six langues et des centaines d’entreprises. En tant que fondatrice et PDG de Lead From Within, son programme de leadership exclusif est conçu pour être un catalyseur pour les dirigeants qui souhaitent améliorer leurs performances et faire une différence significative dans leur entreprise, leur vie et le monde.
Parmi les nombreux prix et distinctions de Lolly, Lolly a été désignée Top 50 des experts en leadership et en gestion par le magazine Inc.. Le Huffington Post a décerné à Lolly le titre de La femme la plus inspirante du monde. Ses écrits ont été publiés dans HBR, Inc.com, Fast Company (Ask The Expert), Huffington Post et Psychology Today, et d’autres. Son dernier livre, L’écart de leadership : qu’est-ce qui se passe entre vous et votre grandeur ? est devenu un best-seller national.