Les décisions commerciales sont basées sur de nombreuses variables différentes basées sur les données. Un outil utile pour aider à évaluer s’il faut poursuivre ou abandonner une manœuvre commerciale clé consiste à calculer une analyse coûts-avantages.
Une analyse coûts-avantages, ou ACA, est une simple comparaison des coûts ou opportunités commerciaux projetés ou estimés d’un projet par rapport aux avantages pour l’entreprise. Les avantages de connaître ces informations s’avèrent inestimables lors de la planification et de la prévision des travaux.
L’importance de l’analyse coûts-avantages
L’analyse coûts-avantages donne à un individu ou à un groupe de chefs d’entreprise le pouvoir d’évaluer une décision ou d’envisager une proposition basée sur une évaluation sans opinion et fondée sur des preuves des options pour faciliter les choix et les plans basés sur des données.
Une ACA implique des mesures financières mesurables telles que les revenus gagnés ou les coûts économisés à la suite de la décision de poursuivre un projet. Il est recommandé d’effectuer une ACA au cours des étapes initiales et du processus de planification d’un projet.
Tout chef d’entreprise peut effectuer une analyse coûts-avantages, et cette responsabilité incombe généralement aux analystes et aux gestionnaires de mener et d’évaluer. Les principales parties prenantes doivent participer et fournir des commentaires sur les spécificités impliquées, en particulier les personnes concernées par le résultat de l’analyse.
Les chefs de projet peuvent bénéficier de la conduite ou de la participation à une ACA, car cela leur donne l’occasion de peser et d’examiner les avantages d’autres plans d’action au lieu de continuer à suivre le plan actuel. En tenant compte de toutes les options et de toutes les opportunités potentielles manquées, l’analyse coûts-avantages favorise une meilleure prise de décision à l’avenir.
Comment créer une analyse coûts-avantages
Pour calculer l’analyse coûts-avantages d’un projet, additionnez tous les coûts du projet ou d’une décision spécifique et soustrayez ce montant du total des avantages prévus du projet ou de la décision.
Si les avantages estimés l’emportent sur le coût, cela indique que cela pourrait être une bonne décision à prendre. Si, toutefois, les coûts l’emportent sur les avantages, la direction peut vouloir repenser le projet ou la décision.
Par exemple, les bénéfices d’un projet pourraient être de 1 million de dollars US en revenus et le coût de 500 000 $. De toute évidence, les avantages l’emportent sur les coûts dans ce scénario.
En tant que chef de projet, vous pouvez créer une analyse coûts-avantages en suivant ces étapes simples :
- Identifier la portée du projet : Comprendre la situation, déterminer les objectifs et établir un cadre de portée.
- Dressez la liste de tous les coûts et avantages directs et indirects associés au projet : Une liste complète des coûts doit inclure les coûts à court et à long terme de la main-d’œuvre, des stocks, des matériaux, des fournitures, des frais généraux, des services, de la formation et des frais.
- Résumer: Additionnez tous les chiffres à l’aide d’estimations précises et de données historiques pour estimer au mieux les chiffres s’ils ne sont pas évidents.
- Évaluer l’ACB : Examinez les résultats en groupe et réfléchissez à la manière dont le projet affectera les utilisateurs et l’entreprise.
- Faire une recommandation et mettre en œuvre : Résumez les résultats et présentez les détails à la direction pour examen, approbation et décision finale d’aller de l’avant.
Les avantages de l’analyse coûts-avantages dans la gestion de projet
L’analyse coûts-avantages dans la gestion de projet consiste à mesurer et à comparer les principaux paramètres de gestion de projet, tant pour la gestion que pour les finances. La productivité, les écarts de calendrier, le retour sur investissement (ROI) et la période de récupération ne sont que quelques-unes de ces mesures. Les avantages de l’analyse coûts-avantages pour les chefs de projet incluent :
- Obtenir le soutien des parties prenantes
- Recevoir l’approbation d’une direction informée
- Obtenir l’estimation la plus précise de ce que seront les coûts de développement du projet
- Évaluer et contrôler facilement l’avancement du projet dans le temps
D’autres avantages pour l’entreprise comprennent des revenus plus élevés, une satisfaction client et un moral des employés améliorés, un avantage concurrentiel sur le marché et une réduction de la complexité des décisions commerciales.
Outils utiles
Se plonger dans les détails d’une analyse coûts-avantages peut devenir compliqué, selon le projet évalué. Des simples feuilles de calcul aux outils logiciels robustes à service complet, de nombreuses options sont disponibles pour vous aider à calculer les détails des flux de trésorerie; calcul d’un ratio avantages-coûts (RAC); et mener des modèles de régression, des évaluations et des prévisions.
Une bonne solution logicielle permettra aux entreprises de définir des coûts standards pour les ressources et les activités ; créer des budgets de projet en utilisant des coûts estimés et standard ; calculer les coûts par activité, projet, portefeuille ou client ; et comparer les budgets et les coûts réels par projet ou portefeuille.
Envisagez l’un de ces outils logiciels d’analyse des coûts pour vous aider à estimer avec précision et à soutenir vos efforts d’ABC :
- Oracle Primavéra : Pour les projets de toute taille, cette solution intègre des équipes de planification et de livraison de projets et de portefeuilles pour la planification, les ressources, l’atténuation des risques, la planification et la gestion des programmes.
- Récolter: Suivez le temps et obtenez des informations sur les projets passés avec un outil qui s’intègre à d’autres applications et outils pour s’intégrer parfaitement à votre flux de travail global.
- Chef de projet: Cette solution logicielle simple à utiliser mais puissante permet aux chefs de projet de prendre des décisions basées sur les données et de gérer des projets à n’importe quel niveau de complexité.
Prenez des décisions commerciales intelligentes grâce à l’analyse coûts-avantages
L’analyse coûts-avantages fournit les informations nécessaires pour faire des projections et des décisions commerciales intelligentes. Les chefs de projet effectuent et évaluent souvent une ACA, ils sont donc sûrs à 100 % que leur projet réussira.
L’analyse coûts-avantages établit la preuve, ce qui élimine le besoin de prouver constamment que les coûts sont minimisés pour maximiser les avantages. Lors de la réalisation d’une ACA, soyez minutieux avec toutes les estimations afin d’arriver à l’analyse la plus précise pour appuyer les décisions nécessaires.