Un excellent assistant exécutif ne représente que la moitié de l’équation. Apprendre à travailler efficacement avec lui est la véritable clé pour maximiser votre productivité.
Le message d’aujourd’hui est de Jan Jones, auteur de L’arme secrète du PDG (CLIQUEZ ICI pour obtenir votre copie).
Pour mon nouveau livre, The CEO’s Secret Weapon: How Great Leaders and Their Assistants Maximize Productivity and Effectiveness, j’ai interviewé le penseur mondial numéro 1 en matière de leadership, Marshall Goldsmith et le gourou de la gestion Ken Blanchard, qui ont exprimé leur profonde appréciation pour la valeur que les assistants de direction apportent à la vie des cadres contraints par le temps. Les chefs d’entreprise Richard Branson, Donald Trump et d’autres ont fait écho à leur sentiment.
Pourtant, malgré les approbations retentissantes des capacités de l’assistant par ces sommités et d’autres sommités du monde des affaires, de nombreux cadres ne capitalisent pas sur cette ressource qui peut les aider à aplanir leur journée et à les soulager de détails indicibles.
En ne capitalisant pas sur l’avantage que les assistants apportent à la table, les cadres se privent d’une abondance de talents. Alors qu’une minorité de cadres le font parce qu’ils ne peuvent tout simplement pas lâcher prise, de nombreux cadres ignorent l’expertise de leurs assistants car ils n’ont jamais appris à utiliser un assistant ou à bénéficier d’un support de qualité auparavant. Mais vous pouvez avoir ce soutien si vous recrutez et développez consciemment un assistant qui peut assumer un rôle de leadership et servir de «bras droit».
Pour trouver votre assistant exceptionnel, commencez par une analyse franche de vous-même. Quel est votre style de travail – vue d’ensemble ou myope ? Préférez-vous quelqu’un dont les habitudes de travail reflètent les vôtres ? Êtes-vous un micro-gestionnaire ? Si c’est le cas, vous serez irrité par un self-starter qui prend le ballon et court avec. Si vous ne voulez pas vous enliser dans les détails, un auto-démarreur vous conviendra parfaitement.
Ensuite, travaillez sur votre liste de souhaits. Obtenez les commentaires de votre assistant actuel ou de tout assistant que vous admirez particulièrement pour sa capacité à faire avancer les choses. Ne comptez pas uniquement sur les RH, car ils ne comprennent pas toujours l’état d’esprit et les compétences générales nécessaires pour soutenir un dirigeant (en particulier au niveau du PDG). Commencez par compiler vos non négociables. Qu’êtes-vous prêt à abandonner si vous trouvez quelqu’un qui a une bonne personnalité pour vous ? Ne négligez pas le talent et le savoir-faire des assistants plus âgés. Ils possèdent une vaste expérience que vous pourriez utiliser, surtout si vous êtes un jeune cadre ou si votre entreprise est une startup.
De solides compétences en secrétariat et en informatique sont indispensables. Les autres caractéristiques comprennent une bonne capacité d’anticipation, de l’ingéniosité, de solides compétences organisationnelles, méticuleux, rester concentré, persévérant dans le suivi et un style de communication clair et confiant. L’intégrité est cruciale.
Une fois votre assistant embauché, établissez les règles de base pour éviter de futurs malentendus. Prenez le temps de construire la relation avec autant d’interaction personnelle que possible. Ne commencez pas en vous fiant uniquement à la technologie pour communiquer. Pour être votre véritable représentant, et ne pas hésiter à prendre les choses en main, votre assistant doit savoir qui vous êtes, comment vous pensez, ce qui est important pour vous. Ce sont des choses qu’ils apprendront en interagissant avec vous. Renseignez-les sur votre entreprise, l’industrie et vos concurrents. Expliquez votre vision. Aidez-les à comprendre vos objectifs et demandez-leur quelle contribution ils peuvent apporter pour vous aider à atteindre ces objectifs.
Faites confiance à votre assistant. Laissez-les gérer votre calendrier. Envoyer des invitations à des réunions est une mauvaise utilisation de votre temps. Il en va de même pour organiser vous-même votre voyage ou répondre à votre ligne téléphonique professionnelle. Une fois qu’ils sont confiants dans leur travail, remettez-leur vos e-mails. Décidez ensemble du système qui fonctionnera le mieux. Pendant que vous êtes impliqué dans des réunions ou des voyages, votre assistant peut agir sur un certain nombre de problèmes qui peuvent être urgents ou qui ne nécessitent même pas votre attention. Donnez à votre assistant le pouvoir de prendre des décisions pour vous. Commencez lentement si vous n’êtes pas complètement sûr de ses capacités, mais laissez-le ensuite prendre les choses en main.
Donnez à votre assistant les ressources dont il a besoin pour faire son travail. Cela peut inclure l’embauche temporaire de personnel supplémentaire si vous avez un gros projet en cours. Aidez-les à développer leurs compétences grâce à des formations. Enregistrez-vous fréquemment. Faites-leur part de vos commentaires et encouragez-les à vous parler s’il y a des défis majeurs. Faites des commentaires constructifs et soyez respectueux. Traitez votre assistant comme un vrai professionnel. Un assistant de direction exceptionnel fonctionnera à des niveaux bien au-delà de vos attentes et, dans de nombreux cas, bien au-delà de la compensation financière que vous lui offrez, alors montrez votre appréciation pour le talent et le soin qu’il apporte à ce poste.
Si vous partagez un assistant, les mêmes règles de confiance s’appliquent. Aidez l’assistant en établissant une chaîne de commandement. Quel travail a la priorité ? Si l’assistant est expérimenté, il saura prioriser et éviter les conflits. S’ils sont moins expérimentés, ils peuvent avoir besoin d’aide. N’en faites pas la « viande dans le sandwich » entre vous et les autres cadres. Même si vous partagez un assistant, assurez-vous d’être impliqué dans le processus d’embauche. Au minimum, donnez aux RH votre liste de choses à avoir. Juste parce que vous partagez, n’abdiquez pas votre responsabilité. Les cadres avec lesquels vous partagez peuvent ne pas savoir quel type d’assistant ils ont besoin et vous en paierez tous le prix.
Travailler avec un assistant virtuel? De nos jours, de nombreux assistants qualifiés offrent leurs services virtuellement et ne pas avoir d’assistant en personne ne doit pas être un défi. Lorsque vous engagez un assistant virtuel, assurez-vous qu’il possède toutes les compétences requises. Vérifiez les références. Soyez clair sur vos priorités et les délais pour l’achèvement des travaux. Laissez-les prouver leurs capacités avant qu’ils ne prennent des décisions importantes en votre nom.
Le confort d’une relation de haut niveau avec un assistant compétent qui « vous soutient » vous procurera la tranquillité d’esprit et améliorera votre efficacité et votre productivité. Votre investissement en temps et votre engagement seront récompensés à mesure qu’ils évolueront pour devenir votre partenaire commercial de confiance.
– Jean Jones est fondateur et président de Jan Jones Worldwide Speakers Bureau. Auparavant, elle a été assistante de direction de l’icône du développement personnel Tony Robbins et a passé 10 ans en tant que représentante exclusive du gourou des petites entreprises, Michael Gerber. Jan aime encadrer les assistants et montrer aux cadres comment tirer le meilleur parti de leur relation avec leur assistant. Elle est l’auteur de The CEO’s Secret Weapon: How Great Leaders and Their Assistants Maximize Productivity and Effectiveness (CLIQUEZ ICI pour obtenir votre copie). En savoir plus sur www.theceossecretweapon.com.
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