Les projets rentables sont la pierre angulaire de nombreuses entreprises de services. Vous êtes censé entreprendre de nouveaux projets pour grandir, mais pourquoi bloquent-ils votre croissance ?
Nous connaissons tous ce sentiment…
Vous trouvez une nouvelle opportunité commerciale et entreprenez un nouveau projet. L’excitation est dans l’air 🥳.
Puis le travail commence…
La dérive du périmètre entre en scène, et cette marge bénéficiaire qui était censée alimenter votre croissance future disparaît petit à petit.
Dans ce guide, vous apprendrez comment augmenter les profits de vos projets et remettre votre croissance sur les rails.
Nous couvrirons :
- Qu’est-ce que la rentabilité d’un projet
- Comment calculer avec précision la rentabilité d’un projet
- 6 conseils pour augmenter la rentabilité d’un projet
Qu’est-ce que la rentabilité d’un projet ?
La rentabilité du projet est une mesure qui calcule combien d’argent un projet gagne (ou combien il perd).
Il est mesuré en prenant les revenus générés par un projet et en soustrayant les coûts impliqués dans sa réalisation.
Mais pour grandir, certaines agences risquent de faire baisser les profits du projet comme elles ont l’habitude de :
- réduire les devis de projets pour gagner des projets à tout prix
- entreprendre autant de projets que possible pour rester à flot
Mais devinez ce qui se passe ?
Vous finissez par tourner en rond sans faire aucun progrès (profit) du tout.
Comment briser ce cycle ?
Allons-y !
Comment calculer avec précision la rentabilité d’un projet
Avant d’aborder la façon dont vous augmentez les bénéfices de votre projet, regardons comment vous pouvez calculer avec précision la rentabilité du projet.
Noter: Par souci de simplicité, les coûts impliqués dans l’exécution du projet sont le nombre total d’heures facturables consacrées au projet dans son ensemble.
Une formule de base ressemble à ceci :
Bénéfice du projet = revenus générés – coûts impliqués pour exécuter le projet.
Formule de marge bénéficiaire :
Marge bénéficiaire du projet = (revenus générés – coûts impliqués pour exécuter le projet) / revenus générés x 100
Par exemple, supposons que vous ayez estimé le coût d’un projet à 5 000 $, ce qui prend un total de 20 heures.
Pour calculer les bénéfices du projet, vous devez suivre le temps de votre équipe (coût de la main-d’œuvre) par rapport aux heures estimées/budgétées.
Mais comment calculez-vous combien cela vous coûte en main d’oeuvre ? Décomposons cela en utilisant la facturation horaire.
Tout d’abord, vous devrez déterminer combien votre équipe coûte par heure.
Si vous travaillez avec des pigistes, c’est quel que soit leur taux horaire. Mais c’est un peu différent pour vos employés à temps plein.
La première étape consiste à déterminer les capacité brute (le nombre total d’heures que vous obtenez d’eux en tant qu’employé à temps plein).
Généralement, cela correspond à 40 heures par semaine multipliées par 52 semaines dans une année, ce qui donne environ 2080 heures. Vous pouvez maintenant calculer leur coût de main-d’œuvre par heure :
Coût du travail des employés par heure = salaire des employés / 2080
Donc, si vous payez un employé 30 000 $ par an, son coût de main-d’œuvre par heure sera de 30 000 $ divisé par 2080. Soit environ 14 $.
Une fois que vous avez le coût de la main-d’œuvre par membre de l’équipe, vous pouvez commencer à suivre leur temps par rapport au budget du projet défini pour déterminer combien il en coûte pour exécuter le projet. Vous permettant de calculer le bénéfice du projet.
Cela peut être fait en utilisant des feuilles de temps par projet. Où les employés rempliront (idéalement) leurs feuilles de temps de projet au jour le jour. Vous donnant le nombre total d’heures facturables de cet employé pour chaque projet.
De nombreuses équipes s’en tiennent à cette approche, mais cela peut devenir désordonné. Et ce n’est pas le plus précis.
De plus, vous vous retrouverez probablement plongé dans les feuilles de calcul lorsque vous déterminerez si le projet est sur la bonne voie pour réaliser des bénéfices.
Noter: Il est important de se rappeler que l’objectif principal d’une feuille de temps est de voir les taux d’utilisation de votre équipe (plus à ce sujet bientôt), et non de microgérer leur temps.
Mais disons que vous utilisez Toggl Track. Votre équipe disposera de deux modes différents de suivi du temps :
- Mode minuterie – où vos employés peuvent démarrer et arrêter le suivi du temps en quelques secondes.
- Mode manuel – où vous ou eux pouvez saisir manuellement les données de suivi du temps.
Les deux sont incroyablement faciles à utiliser. Et cela signifie que le temps que votre équipe suit par rapport à vos projets est extrêmement précis.
Une fois que votre équipe suit avec précision son temps, vous pouvez utiliser le tableau de bord du projet pour suivre l’avancement du projet par rapport à son budget.
Si vous facturez des projets à l’heure, vous pouvez suivre le montant total gagné par un projet dans le tableau de bord Insights.
Le tableau de bord vous permet de filtrer par projet et de voir rapidement le total des revenus sur une période sélectionnée. Vous verrez également une ventilation du nombre total d’heures consacrées à un projet, des heures facturables, des coûts de main-d’œuvre et des revenus.
Comment fait-il cela ? Vous souvenez-vous des coûts de main-d’œuvre que nous avons calculés plus tôt ?
Vous pouvez les ajouter pour chaque membre de l’équipe dans votre espace de travail Toggl Track. Cela peut également être fait par projet si vous travaillez avec des pigistes pour seulement quelques projets.
6 conseils pour augmenter la rentabilité d’un projet
Je vais être honnête avec vous ici. Il n’y a pas de « solution miracle ». pour augmenter les bénéfices de votre projet. Beaucoup des conseils ci-dessous sont plus faciles à dire qu’à faire. Mais je vais vous donner les informations nécessaires pour les mener à bien.
1. Fixez les estimations de votre projet
La création d’estimations de projet précises est la première étape de votre plan de rentabilité.
Non seulement cela vous aidera à suivre les progrès, mais cela vous aidera également lorsque vous négociez le budget d’un projet.
Voici un processus en cinq étapes à suivre :
- Recueillir les informations nécessaires au projet
- Décrire les phases et les tâches du projet
- Calculer le coût et la durée de chaque tâche
- Calculer le coût total du projet
- Identifiez si vous avez suffisamment de ressources pour mener à bien le projet
Commencer avec un projet qui a une marge bénéficiaire serrée condamnera votre projet avant même qu’il ne commence.
2. Définissez le succès de votre projet
Chaque projet doit avoir un document de portée qui doit inclure les éléments suivants :
- Portée – que faites-vous et pourquoi ?
- Temps – combien de temps cela prendra-t-il ?
- Coût – quel est le budget ?
- Qualité – qu’attend-on ?
La « qualité » d’un projet est subjective et variera en fonction de votre projet et/ou de votre secteur d’activité. Mais cela revient plus ou moins à définir ce qui doit être fait. Par exemple, cela peut être le nombre de fonctionnalités sur un site Web, la qualité d’une vidéo ou le nombre de publications sociales par mois.
Assurez-vous que chaque client signe un énoncé des travaux avant de commencer un projet. Cela devrait contenir la portée du projet, mais c’est un contrat contraignant que vous pouvez utiliser comme filet de sécurité si le projet commence à déraper un peu.
3. Méfiez-vous des demandes sournoises des clients
J’ai récemment parlé avec Mitchell Harrison de Wriggle Marketing de la façon dont il gère les projets des clients, et il a dit que les demandes sournoises des clients sont difficiles à éviter.
Peu importe à quel point vous communiquez le plan de projet à un client. Elles vont toujours ajouter quelques demandes supplémentaires.
« Pouvez-vous simplement ajouter ceci ? Cela ne prendra pas si longtemps !
Vous voulez garder vos clients heureux. Il est donc assez facile de prendre l’habitude d’accepter des demandes supplémentaires qui ne relèvent pas du champ d’application. Mais cela conduira rapidement à la disparition des bénéfices de votre projet.
Lecture complémentaire : Atteindre votre limite : comment gérer les demandes de modification de conception
Méfiez-vous des demandes sournoises des clients. Ils tueront les bénéfices de votre projet !
Mitchell Harrison – Directeur général chez Wriggle Marketing
4. Faites des check-ins réguliers avec votre équipe
Exécuter des projets rentables n’est pas un concert en solo. Le fait de vérifier régulièrement avec votre équipe pour obtenir une mise à jour sur leurs progrès vous aidera à mieux protéger vos profits.
À quelle fréquence devriez-vous vous enregistrer?
Cela dépendra de votre temps et de la complexité de chaque projet, mais voici un guide approximatif :
- Un par semaine avec toute votre équipe
- 2-5 par semaine avec chaque individu au sein de l’équipe
L’objectif de votre réunion d’équipe hebdomadaire :
- Obtenez des mises à jour globales et l’état de l’ensemble du projet.
- Fixez des objectifs hebdomadaires et faites le suivi des affectations de tâches, le cas échéant.
- Cela donne à votre équipe une chance de faire part de ses préoccupations concernant le respect des délais.
Le but de vos rendez-vous individuels hebdomadaires:
- Suivi de l’avancement des tâches.
- Donner des commentaires.
- Signaler tout problème qui pourrait vous faire manquer une échéance.
- Bien sûr, corrigez-les si nécessaire.
Des vérifications régulières avec votre équipe devraient aider à protéger les bénéfices du projet contre tout coup dur.
5. Faites des vérifications régulières avec votre client
Le paysage des agences est un champ de bataille. De nombreuses agences proposent des services identiques. Il peut donc être difficile de se démarquer.
Qu’est-ce qui peut vous démarquer de la concurrence ?
Assurez-vous que votre service client est sans égal.
Peu importe le nombre de nouveaux projets ou clients que vous pouvez gagner. Votre entreprise souffrira à long terme si vous ne savez pas comment gérer votre récolte actuelle.
Voici quatre façons d’améliorer votre service client :
Envoyer des rapports de projet hebdomadaires ou mensuels | Les rapports de projet sont un bon moyen de donner une ventilation détaillée du projet. Les rapports peuvent inclure des échéanciers et des jalons, des changements et des changements de portée, les performances de l’équipe, etc. |
Avoir des vérifications régulières des travaux en cours | Cela ne doit pas vous prendre trop de temps. Envoyez-leur un e-mail rapide avec un résumé de haut niveau. Un client mérite un e-mail hebdomadaire s’il vous paie $$$$. |
Signaler tout problème | Est-ce que les problèmes continuent de surgir ? Vous n’avez pas de solution parfaite à un problème ? N’ayez pas peur de parler avec votre client. Ce n’est peut-être pas l’idéal pour vous à court terme, mais votre client l’appréciera plus tard. La transparence et l’honnêteté sont essentielles. |
Poser des questions sur les décisions | Vous avez une décision importante à prendre sur un élément particulier ou une phase d’un projet ? N’attendez pas d’avoir terminé ou lancé l’élément. Impliquez votre client avant qu’il ne soit trop tard. |
6. Mieux comprendre le taux d’utilisation de votre équipe
Vous souvenez-vous que j’ai mentionné le taux d’utilisation de l’équipe plus tôt ? Comprendre cela vous aidera à vous donner une meilleure idée de l’endroit où vous pouvez maximiser les heures facturables de votre équipe.
Qu’est-ce qu’un taux de réalisation des employés ? Un taux de réalisation mesure la différence entre ce que votre équipe enregistre comme temps et quel pourcentage de ce temps est payé par le client (facturable).
Par exemple, si vous enregistrez sept heures sur un projet client, mais que seulement quatre sont facturables, le taux de réalisation serait de 57% (4/7 x 100).
En travaillant sur l’ensemble de votre équipe, vous aurez une bonne idée de votre « facturabilité ».
Vous pouvez le faire en consultant les feuilles de temps de votre équipe et en les calculant manuellement. Mais si vous utilisez Toggl Track, vous pouvez l’afficher dans votre tableau de bord de rapports pour y accéder rapidement sans avoir besoin de calculs supplémentaires.
Même si vous ne facturez pas à l’heure, vous créez probablement bon nombre de vos estimations en fonction du nombre d’heures qu’une tâche/phase prendra.
Il est donc essentiel de comprendre combien de ces heures sont consacrées à des tâches facturables. Et pour la plupart des agences, la règle d’or est que 75 % de vos heures totales disponibles doivent être consacrées à des tâches facturables.
L’augmentation de la réalisation des taux d’employés n’augmentera pas nécessairement les bénéfices du projet. Mais cela peut vous aider à découvrir d’autres problèmes qui pourraient affecter indirectement vos projets.
Par exemple, un faible taux de réalisation peut survenir parce que les employés juniors ont tendance à être moins efficaces, donc moins d’heures sont facturées. Le savoir peut vous amener à apporter à ce membre de l’équipe un soutien supplémentaire dont il a tant besoin.
Un faible taux de réalisation pourrait également signifier une mauvaise compréhension de la portée du projet. Les membres de votre équipe pourraient faire des allers-retours sur des tâches de projet facturables et non facturables en raison d’une confusion générale avec le projet.
Le secret de la rentabilité des projets
Une gestion de projet solide et un suivi précis du temps sont la clé pour débloquer la rentabilité du projet et la croissance continue.
J’espère que ce blog vous a aidé à maîtriser les principes fondamentaux de la rentabilité d’un projet. Alors lancez-vous et suivez votre chemin vers le succès !
Envie d’en savoir plus sur les heures facturables ? Alors ne manquez pas notre guide sur la façon de suivre les heures facturables et d’augmenter les bénéfices de 20 %.
Sean est responsable du marketing de contenu chez Toggl et est impliqué dans le domaine du marketing numérique depuis 2017. Sean a pour mission de parcourir le monde et de le financer en utilisant ses compétences en référencement et en marketing de contenu.