Étant donné que vos employés sont le fondement de votre entreprise, l’établissement de solides relations avec les employés est la clé du succès d’une entreprise. Et la meilleure façon de construire ces relations est de s’engager à des réunions régulières en tête-à-tête avec chaque employé.
Selon un sondage, 48% des managers ont des réunions hebdomadaires régulières. Ces rencontres permettent de nouer des relations avec les employés tout en leur apportant un soutien direct.
Il peut être difficile de commencer – et encore plus difficile d’en faire une habitude. Cependant, des outils comme TINYpulse Coach aident à automatiser la planification et à envoyer des sondages individuels à l’avance afin que les responsables puissent se préparer à toutes les réunions à l’avance. L’utilisation de tels outils facilitera non seulement la planification et la tenue de réunions, mais également leur cohérence.
L’importance des rencontres individuelles
Dès le départ, les réunions en tête-à-tête peuvent sembler intimidantes tant pour l’employé que pour le gestionnaire. Mais en réalité, c’est tout le contraire. En effet, les réunions en tête-à-tête permettent aux deux parties de s’exprimer sans avoir à se soucier de qui que ce soit d’autre. En fait, selon Gallup, les employés qui ont des réunions individuelles régulières sont trois fois plus susceptibles d’être engagés que ceux qui n’en ont pas.
Certaines personnes craignent que s’exprimer auprès de leurs managers, même lors de réunions en tête-à-tête, puisse avoir des répercussions négatives. Cependant, à maintes reprises, il a été prouvé que le meilleur moment pour exprimer des préoccupations est lors de ces types de réunions.
En fait, cet échange d’informations à la fois professionnelles et personnelles conduit à de meilleures relations employé-manager. Cela aide les employés à faire davantage confiance à leurs managers et aide les managers à comprendre et à sympathiser avec leurs employés.
De plus, les réunions individuelles créent également un canal de rétroaction bidirectionnel où les deux parties peuvent féliciter, critiquer et fournir des commentaires sur différents facteurs. Cela aide à la fois l’employé et le gestionnaire à apprendre, à s’adapter et à développer de nouvelles compétences.
Finalement, le niveau accru d’engagement des employés conduit à une meilleure rétention des employés ainsi qu’à un personnel plus heureux et plus motivé.
15 questions que vous devriez poser à chaque réunion en tête-à-tête
Il peut sembler difficile de démarrer et de maintenir la cohérence des réunions individuelles. Cependant, si vous les traitez comme n’importe quelle autre réunion avec un ordre du jour, vous ne rencontrerez aucun problème.
Vous pouvez utiliser la liste suivante dans son ordre exact comme modèle pour vos réunions. Une fois que vous avez compris, vous pouvez ajuster les questions en fonction de vos besoins, de votre organisation et de vos employés.
Questions à vérifier sur la vie de l’employé
1. Comment vous sentez-vous ces jours-ci ?
Il est important de commencer par quelque chose de facile, de familier et d’un peu personnel afin que vous puissiez évaluer ce qu’un employé pense de la réunion. Par exemple, une réponse claire indique qu’ils attendent cette réunion avec impatience, tandis qu’une réponse vague indique qu’ils sont nerveux et qu’ils ont quelque chose en tête.
2. Depuis notre dernière rencontre, de quoi êtes-vous le plus fier et pourquoi ?
Renseignez-vous sur leurs plus grandes réalisations au travail ou en dehors du travail. À partir de là, reconnaissez-les ou connectez-vous avec eux à un niveau personnel.
3. De quel soutien avez-vous besoin de ma part cette semaine ? Quelle est votre priorité pour la semaine prochaine ?
Après cela, familiarisez-vous avec la vie professionnelle de l’employé. Ayez une communication ouverte sur les obstacles et les barrages routiers, en faisant savoir aux employés que vous êtes là pour les aider à s’améliorer dans leur travail et à faire avancer leur carrière. Après cela, renseignez-vous sur leurs plans pour la semaine prochaine en ce qui concerne le travail. Alignez-vous sur les livrables clés, en vous assurant que les employés s’attaquent aux bonnes tâches au bon moment.
Questions concernant les objectifs de carrière et les aspirations
4. Quelle réalisation dans votre carrière attendez-vous avec impatience cette année ?
Il est préférable de comprendre l’évolution professionnelle de votre employé et la direction qu’il souhaite donner à sa carrière. Cela peut vous aider à leur donner les moyens ou les aider à réaliser ce qu’ils veulent.
5. Quelle partie de votre travail et de votre rôle vous dynamise et vous motive le plus ?
Le but de cette question est de comprendre en quoi un employé peut se spécialiser pour aller de l’avant. Cela peut vous aider à leur proposer des projets futurs qui leur plaisent et à soutenir leur développement professionnel.
6. Pensez-vous que vos responsabilités et votre travail actuels correspondent à vos objectifs futurs ?
La réponse à cette question vous dira si cet employé est la bonne personne pour le poste. Cela peut vous aider à confier à l’employé des responsabilités pertinentes ou à lui offrir un poste qui correspond à ses objectifs.
Questions à discuter Obstacles dans la vie de l’employé
7. Selon vous, quelle est la seule chose qui vous empêche de vous rapprocher de vos objectifs ?
C’est là que vous commencez à vérifier si l’employé a des problèmes ou des problèmes, tant sur le plan professionnel que personnel. C’est l’occasion d’aider vos employés à atteindre leurs objectifs. La réponse à cette question peut également être un précurseur de la troisième question lors des prochaines réunions individuelles.
8. Avez-vous l’impression que quelque chose ou quelqu’un dans l’entreprise entrave votre travail de quelque manière que ce soit ?
Cette question aide à éliminer tout problème inter-entreprise dû à d’autres employés, à l’équipement ou même à un processus de l’entreprise. C’est aussi l’occasion de corriger ou d’améliorer les processus de l’entreprise.
9. Y a-t-il des questions non liées à l’entreprise qui vous empêchent de vous concentrer sur votre travail ?
Cela aide à brosser un tableau complet de ce qu’un employé pourrait vivre. Connaître les problèmes personnels et professionnels peut aider à bien comprendre les problèmes auxquels un employé pourrait être confronté et vous donne la possibilité d’aider à les résoudre.
Questions pour évaluer à quel point l’employé est heureux et satisfait
10. Sur une échelle de 1 à 10, dans quelle mesure êtes-vous satisfait de votre emploi, de vos fonctions et de votre poste actuels ?
Il est important de comprendre ce que vos employés pensent de leur travail et de leurs responsabilités. Vous pouvez approfondir en demandant à chaque employé de mettre l’accent sur ses notes. Cela peut également être un indicateur de savoir si c’est un bon moment pour promouvoir quelqu’un.
11. Avez-vous l’impression d’apporter une contribution positive à l’entreprise/à l’industrie/au monde avec votre travail ?
Posez cette question en fonction de la taille, des objectifs et des valeurs de votre entreprise. Cela vous aidera à comprendre à quel point l’employé est motivé lorsqu’il s’agit de son travail.
12. Pensez-vous que vous avez un bon équilibre travail-vie personnelle ? Si non, pourquoi pensez-vous que c’est le cas et que pouvons-nous faire pour l’améliorer ?
Cette question donne un aperçu de vos pratiques organisationnelles quotidiennes et indique si les employés sont sous-employés, surchargés ou s’ils s’en sortent très bien. Il fournit également des informations sur le profil psychologique d’un employé, vous permettant d’utiliser ces informations pour fournir un meilleur équilibre travail-vie (tel que l’employé le voit).
Questions à discuter
13. Pensez-vous que vous recevez une rétroaction adéquate ? Selon vous, à quelle fréquence les séances de rétroaction devraient-elles être ?
Les réponses à cette question sont utilisées pour vérifier ce que les employés pensent du feedback et s’ils le jugent nécessaire. Si l’employé souhaite augmenter la fréquence des commentaires, cela montre que ces réunions et ces séances de rétroaction fonctionnent. Si c’est le contraire, cela indique qu’une partie de la réunion ou de la séance de rétroaction n’est pas conforme aux normes.
14. Quels commentaires et suggestions avez-vous pour moi et l’entreprise ?
Étant donné que l’idée est de développer un canal de rétroaction bidirectionnel, vous devez demander à l’employé ses commentaires et ses suggestions. Vous pourriez recevoir de bonnes informations pertinentes tout en permettant à vos employés de se sentir responsabilisés. Si vous agissez sur l’une de leurs suggestions, ils s’en souviendront forcément positivement.
15. Puis-je vous aider en quoi que ce soit après cette réunion ? Y a-t-il quelque chose que nous avons manqué et dont vous voudriez discuter ?
Il est important de conclure la réunion de manière ouverte, car cela laisse la porte ouverte à d’autres discussions, qui pourraient même avoir lieu après la réunion elle-même. C’est aussi un bon moyen d’établir l’ordre du jour de la réunion suivante. D’autre part, cela donne à l’employé la possibilité d’exprimer librement ses pensées.
Bonus : Questions à poser lors de votre première réunion en tête-à-tête
Si vous organisez des réunions individuelles pour la première fois, vous pouvez toujours poser les questions ci-dessus (avec de petites modifications). Cependant, ce qui est plus important, c’est que la première rencontre soit facile à vivre et se déroule sans heurts.
Vous devez définir l’heure et l’ordre du jour et vous mettre d’accord sur des directives spécifiques. Il est également important de demander aux employés quelles sont leurs attentes par rapport à ces réunions et comment ils pensent que ces réunions peuvent les aider.
Voici quelques questions que vous pouvez intégrer à votre première réunion en tête-à-tête.
1. Êtes-vous à l’aise avec les réunions individuelles ? Acceptez-vous les commentaires constructifs ?
Cette question est juste utilisée pour voir si l’employé est nerveux à propos de la réunion. La deuxième partie peut vous montrer jusqu’où vous pouvez approfondir la réunion. Il est préférable de fournir une sorte de critique constructive après que l’employé ait répondu à cette question pour évaluer ses réponses.
2. Pensez-vous que ces réunions devraient avoir lieu chaque semaine/mois/trimestre ?
Cela vous indiquera si la réunion a eu un impact positif sur l’employé. Il vous indique également combien de réunions individuelles vous pouvez avoir avec cet employé sans gêner son travail ni l’ennuyer.
3. Quelles sont vos attentes pour ces rencontres ? Croyez-vous qu’ils vous aideront, vous et l’entreprise ?
C’est la question la plus importante de votre première rencontre, mais il est préférable de la poser à la fin. Il vous dira à quel point l’employé a répondu positivement à la réunion et à quel point il est enthousiaste à l’idée de futures réunions. Cela vous donne également la possibilité de modifier vos futures réunions afin qu’elles soient plus utiles à chaque employé.
Construire de meilleures relations avec des réunions personnalisées
L’idée même des 1-on-1 est d’avoir des réunions personnalisées afin que les relations manager-employé puissent être cultivées. En disposant d’un espace sécurisé pour parler, l’employé et le responsable peuvent être plus ouverts et plus directs l’un envers l’autre.
La confidentialité est une préoccupation majeure pour la plupart des employés lorsqu’il s’agit de parler de problèmes. C’est pourquoi les réunions en tête-à-tête sont couronnées de succès ; ils assurent la confidentialité et permettent à toutes les informations controversées de rester entre le responsable et l’employé.
En même temps, cela donne au gestionnaire la possibilité de résoudre tout problème sans aucun retour de flamme.
Additionnez tout cela et les réunions individuelles conduiront toujours à un meilleur engagement et une meilleure fidélisation des employés, ainsi qu’à une satisfaction et une motivation accrues des employés. Qu’est-ce qu’il ne faut pas aimer ?