Lorsque vous gérez une équipe, la première chose dont vous avez besoin est un horaire de travail organisé.
UN horaire de travail est un plan détaillé qui vous aide à systématiser le temps de travail et les responsabilités. Il est important de calculer correctement tous les créneaux d’un horaire de travail car cela garantit que vous et votre équipe accomplissez toutes les tâches à temps.
Mais comment créer un horaire de travail qui fonctionne vraiment en tenant compte des questions suivantes :
- Y a-t-il une différence dans la planification des équipes à distance et sur site ?
- Puis-je anticiper tous les besoins de planification à venir ?
- À long terme, cet horaire est-il à l’épreuve de l’épuisement professionnel du point de vue des employés ?
Exemples d’horaire de travail
De plus, nous assistons à la diversification croissante des horaires de travail.
Les entreprises peuvent définir différentes politiques de planification :
- pour les salariés
- pour les travailleurs horaires.
De plus, certaines industries exigent que les employés effectuent certains quarts de travail obligatoires.
Cela implique que tout en organisant les horaires de travail des employés, les gestionnaires choisissent parmi diverses options d’horaire.
📋Fhoraire de travail ixe : Il s’agit d’un horaire de travail profondément enraciné dans une tradition où un employé travaille de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi. Avec le passage au travail à distance, cela signifie la disponibilité des travailleurs à ces heures.
📋Horaire de la semaine de travail comprimée : Il permet de travailler à temps plein en moins de cinq jours de travail standard.
📋 Horaire de la semaine de travail flexible : Les « heures principales » doivent être travaillées pendant une période définie par les RH, tandis que les heures restantes peuvent être travaillées au choix de l’employé. Il convient de noter que l’horaire de travail flexible est l’un des plus populaires parmi les travailleurs du savoir.
📋Construction libre programme: Travail entièrement axé sur les résultats lorsqu’un employé construit son propre emploi du temps en fonction d’une tâche/d’un projet à réaliser.
Évidemment, la création d’un horaire efficace peut être une tâche intimidante pour tout propriétaire ou gestionnaire d’entreprise.
Afin de comprendre comment créer un horaire de travail pour les équipes sur site et à distance, nous devons d’abord examiner ce qui en fait un bon.
Qu’est-ce qui fait un bon horaire de travail ?
Pour chaque salarié, afin de respecter la législation du travail, les informations horaires 🗓️ comprennent les entrées suivantes :
- Semaine de travail (jours de semaine vs week-end)
- Conditions de disponibilité
- Heures de début et de fin des quarts de jour/de jour/de nuit
- Pause selon les politiques des RH
- Heures de travail prévues par rapport aux heures de travail réelles d’un employé
- Travail en heures supplémentaires.
Un bon horaire de travail devrait avoir trois choses :
- souplesse
- clarté
- responsabilité.
Souplesse signifie qu’il doit pouvoir s’adapter à différents types de tâches afin que tous les membres de l’équipe n’aient pas la même charge de travail chaque jour (ce qui peut conduire à l’épuisement professionnel).
Clarté signifie que chacun sait quelles sont ses responsabilités et quand elles doivent être complétées – qu’il s’agisse d’une tâche individuelle ou d’une partie d’un projet plus vaste.
Pour terminer, responsabilité signifie qu’il y aura toujours quelqu’un qui tiendra chaque membre de l’équipe responsable de ses actions – qu’il réussisse ou échoue à accomplir ses tâches en fonction du temps imparti.
Conclusion : Un bon horaire de travail est suffisamment flexible pour s’adapter aux membres de l’équipe qui sont sur place, à distance ou à différents endroits, tout en garantissant que tout le monde sait Quel ils sont censés faire et lorsque.
Ci-dessous, nous discutons de ce que chaque manager doit savoir sur la façon de créer un horaire de travail.
Créer des horaires réalisables à l’aide de ces directives
Organisez les tâches des membres de votre équipe
Cela fonctionne pour une planification précise
Lorsqu’il s’agit de créer un bon horaire de travail, la première chose que vous devez faire est de décider comment vous voulez organiser les tâches des membres de votre équipe.
Tu peux le faire:
- à l’aide d’un outil logiciel qui vous permet de attribuer des tâches par priorité
- en attribuant des tâches en fonction de disponibilité de chaque employé n’importe quand.
Cela vous aidera à créer un horaire précis qui ne laisse aucun employé sous-performant ou surmené.
Ce principe s’applique à trois types d’horaires:
📋Maître
Il s’agit d’un aperçu des échéances et des résultats des projets liés à une description générale des calendriers de travail des employés. Vous pouvez commencer par créer un tableau principal d’horaires sur votre ordinateur avec sept colonnes pour les jours et un nombre respectif de lignes pour les heures. Il aide à élaborer un plan de gestion du calendrier après avoir finalisé le calendrier.
📋Hebdomadaire
Il s’agit d’un agenda visualisé de la semaine avec les tâches que vous devez accomplir. Pour une planification plus efficace, il existe des outils de planification visuels faciles à utiliser qui vous aident à suivre les tâches hebdomadaires.
📋du quotidien
Il s’agit d’un calendrier basé sur un plan structuré des événements liés au travail attendus et des créneaux horaires qui leur sont alloués.
Considérez le type d’horaire
Il apporte de la clarté à la planification de votre entreprise
Il est maintenant temps de choisir ce qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise.
- Avez-vous besoin d’employés pour travailler à temps plein ou à temps partiel?
- Travailleront-ils dans des bureaux ou à distance ?
- Seront-ils responsables de différents types d’emplois?
- Quels outils seraient les meilleurs pour planifier les tâches par priorité dans mon entreprise ?
- Ai-je besoin d’un plan de secours pour assurer la disponibilité des employés ?
Créez une liste de questions critiques qui répondraient à votre créneau d’affaires. Les réponses définiront les facteurs d’importance. Ils sont essentiels pour décider quel type d’horaire (fixe, compressé, horaire flexible ou libre) conviendra le mieux aux besoins de votre entreprise.
Créer la chronologie des employés
Cela crée une responsabilisation et supprime la microgestion
Une fois que vous avez décidé du nombre d’heures par semaine que chaque employé doit travailler (et s’il travaillera ou non à distance), il est temps de créer un calendrier pour la journée de travail/les week-ends/les vacances de chaque personne, etc.).
Dans les environnements de travail qui dépendent de plus en plus du monde numérique, l’utilisation d’un outil de suivi du temps lors de la création d’un calendrier des employés devient un must. Sinon, les gestionnaires courent le risque d’échecs du projet.
Pour commencer, vous devrez tenir compte du temps que vos employés passeront à travailler sur place et à distance.
S’ils sont au bureau tous les jours, des solutions de calendrier comme Outlook ou Google Calendar pourraient suffire.
Cependant, s’ils travaillent à domicile ou à différents endroits tout au long de la semaine, vous aurez besoin de quelque chose de plus robuste comme TMetric.
TMetric permet aux utilisateurs de suivre le temps passé sur les tâches par jour et par heure. Il permet également aux utilisateurs de définir des objectifs hebdomadaires et leur donne des indicateurs visuels clairs qui montrent s’ils progressent ou non vers la réalisation de ces objectifs. Les employés peuvent également intégrer un outil de suivi du temps dans d’autres outils pour améliorer leur gestion des tâches.
En plus c’est gratuit ! Vous n’aurez rien à payer pour une équipe de 5 membres maximum, mais des versions payantes sont disponibles si vous souhaitez des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des congés.
Définissez des politiques en dehors des heures de travail et respectez-les
Il rend la prise de force facilement gérable
Les horaires visant à augmenter la productivité et à prévenir l’épuisement professionnel sont construits autour d’une règle simple : si les employés décident de faire une pause dans leur horaire chargé, ils doivent pouvoir le faire sans tracas.
Pour atteindre cet objectif plutôt ambitieux, les propriétaires d’entreprise doivent avoir des politiques claires de gestion des congés payés. En particulier, ils doivent indiquer quand et comment les demandes de prise de force peuvent être soumises.
En plus de traiter les demandes de congés des employés, un responsable doit s’assurer que les demandes de prise de force sont traitées correctement pour maintenir le moral et la disponibilité des employés.
Par conséquent, le choix d’un outil doté d’une fonctionnalité avancée de gestion des prises de force est indispensable pour éviter le chevauchement des jours de congé.
Apprendre à programmer des réunions
Il supprime les réunions improductives de l’ordre du jour
Pour réduire les réunions inutiles, il existe une règle d’or qui est célèbre : « Cette réunion pourrait être une mise à jour sur l’état d’avancement. » Le cas échéant, annulez une réunion.
Vous avez besoin de plus qu’un calendrier pour planifier une réunion ces jours-ci. Trop de réunions rendent un horaire brutal, et lorsqu’elles sont planifiées de manière inefficace, elles peuvent entraîner une baisse de productivité, une surcharge cognitive et l’échec du projet.
Ainsi, l’utilisation d’un planificateur de réunions (par exemple, Calendly, Sidekick ou Clara alimenté par l’IA) est indispensable, surtout si les réunions quotidiennes avec des clients ou des collègues font partie intégrante de votre travail.
Pour améliorer l’expérience de la réunion, vous pouvez essayer Verbally, qui propose un ordre du jour visible et un chronomètre de temps restant.
Les solutions de réunion numériques vous aident également éviter les allers-retours de mailsautomatisez les appels vidéo et envoyez vos rappels intelligents.
En outre, la planification numérique résout les problèmes d’organisation de réunions pour les entreprises avec plusieurs équipes qui nécessitent des réunions d’examen hebdomadaires.
Automatiser le processus de planification
Il rationalise la prise de rendez-vous
Dans la gestion des horaires, il n’y a pas de place pour les conjectures et les hypothèses. C’est pourquoi l’inclusion de solutions automatisées telles que les fabricants de calendriers est fortement recommandée dans la création d’horaires.
Les outils de calendrier numérique sont un excellent substitut au stylo, au papier et aux feuilles de calcul, car ils évitent les conflits d’heures de réunion et stockent les données de planification en toute sécurité.
De plus, selon Report Workflow Automation by Formstack :
Les responsables déclarent, en moyenne, qu’ils consacrent au moins huit heures par semaine (l’équivalent d’une journée de travail complète) à des tâches manuelles de données, tandis que 25 % consacrent 20 heures ou plus par semaine à ces tâches. (C’est une moyenne de quatre heures par jour de travail !)
L’automatisation du processus signifie que vous pourrez :
- pour voir les grands projets comme des morceaux de petites tâches
- pour intégrer naturellement les réunions dans les délais quotidiens
- utiliser la visualisation comme moyen d’assurer l’intégrité et la cohérence.
Afin de recueillir moments de rencontre idéauxles outils d’automatisation peuvent générer un lien que les participants utilisent pour indiquer quand ils sont disponibles.
Assurez-vous d’avoir des lignes directrices, mais laissez beaucoup de place à l’improvisation
Il prévient l’épuisement professionnel et aide à maintenir l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Envisagez de donner aux employés la possibilité de travailler le samedi ou le dimanche au lieu d’un jour ouvrable en semaine.
Faire une offre pour échanger un jour de semaine ouvrable contre un jour de week-end donne l’occasion de faire une pause indispensable. Compte tenu des résultats d’études suggérant que le mercredi est le meilleur jour pour un jour de congé, cela semble plus qu’encourageant :
La clé est de vous donner un rythme, une journée pour faire votre propre rythme et briser la tyrannie de la semaine de travail surchargée.
Les systèmes rigides paralysent. Pour éviter les complications, construisez votre planification sur les principes de l’adaptabilité. Cela augmentera la résilience et améliorera la communication.
Le plus : Rythme circadien
Il aide à trouver le meilleur moment pour votre travail
De plus, les employés doivent planifier leurs propres journées en fonction de leurs rythmes circadiens. Le pic d’attention (entre midi et 18h) est le meilleur moment pour effectuer les tâches les plus exigeantes. Lorsque la vigilance est faible (tôt le matin, vers 15h ou tard le soir), planifiez des tâches de moindre importance.
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Le rythme circadien doit être pris en compte lors de la définition des affectations, des délais et des attentes des employés. Il faut une vision réaliste de la régulation de l’énergie humaine pour se rendre compte que certains moments de la journée seront plus efficaces que d’autres pour le même employé.