Ce n’est un secret pour personne que la plupart des gens ont du mal à gérer leur temps. Selon des recherches récentes, les gens sont aux prises avec des problèmes de contrôle du temps au niveau systématique :
Moins de 1 personne sur 5 (18%) dispose d’un système de gestion du temps adéquat.
L’une des raisons pour lesquelles il est difficile de respecter notre limite de temps est la difficulté à suivre le travail et à gérer les distractions autour de nous.
Pourquoi la gestion du temps est importante
➡️ Une gestion du temps plus efficace signifie réduction du stress au travail.
➡️Une meilleure gestion du temps apporte productivité accrue
➡️Vous aurez mise au point améliorée sur la tâche.
➡️La gestion du temps aide à atteindre des objectifs plus rapide.
➡️ Connaître les métriques de temps permet plus de confiance et une meilleure prise de décision.
➡️Les compétences en gestion du temps se traduisent par de meilleures relations au travail.
➡️Plus important encore, une meilleure gestion du temps permettra plus de temps libre.
Si vous avez essayé différentes méthodes pour suivre vos tâches sans aucun progrès dans vos niveaux de productivité, il est peut-être temps d’examiner de plus près votre pratiques de gestion du temps.
Ci-dessous, nous analysons sept commun les pièges de la gestion du temps😖 qui peut retenir les gens.
L’organisation de vos tâches n’est pas une priorité pour vous
L’une des erreurs les plus courantes que les gens commettent est de ne pas prioriser leurs tâches.
S’ils ne hiérarchisent pas correctement, la liste de tâches s’allonge de manière incontrôlable, ce qui provoque une fatigue mentale et une augmentation de l’épuisement professionnel.
Le mot «prioriser» est une monnaie relativement récente qui a migré vers la vie des affaires. La définition des priorités est une étape obligatoire de la gestion de projet.
Cependant, les gens ont tendance à oublier que la priorisation consiste à :
- tâches de liste
- évaluer leur importance.
Ignorer l’un de ces deux composants coûte de l’énergie et du temps.
Comment y remédier et hiérarchiser correctement 📋✅
Pour transformer les priorités d’un mot à la mode en une partie significative de votre emploi du temps, procédez comme suit :
- Fusionnez vos tâches en une seule source
- Catégoriser les tâches
- Séparez ceux que vous faites à plusieurs reprises
- Mettez à jour votre liste de tâches (pour voir ce qui peut être supprimé ou délégué)
- Optez pour des assistants numériques de gestion des tâches (Trello, Todoist, Remember the Milk, etc.).
Règle à vivre🌟
Mettre l’importance sur l’urgence
Vous ne comptez pas passer votre temps
L’utilisation de calculs manuels pour suivre le temps de travail, en particulier en ce qui concerne les heures facturables et le travail à distance, est un moyen sûr de gérer le temps en désordre.
En effet, le suivi numérique dépasse le suivi sur papier, et ceux qui rejettent l’idée de suivi automatique du temps refusent en réalité non seulement d’amener leur gestion du temps à un nouveau niveau, mais aussi de construire une pile d’habitudes productives.
Comment résoudre ce problème et suivre le temps avec facilité ⏱️✅
Comprendre les avantages de l’automatisation est la raison pour laquelle tant de personnes utilisent des outils comme TMetric en combinaison avec Trello ou Asana pour les aider à gérer leur temps de travail et leurs tâches au quotidien. En termes simples, il aide à :
- réduire les tâches de faible valeur
- faire les choses à temps.
Pour tirer le meilleur parti de cette richesse technologique, prenez l’habitude de suivre le temps en suivant ces deux étapes simples :
- Choisissez un outil convivial avec des capacités d’intégration judicieuses (il enracinera une habitude de suivi sans effort)
- Soyez cohérent dans la construction d’un système axé sur les objectifs (utilisez des rapports de suivi du temps pour éviter la réduction du travail productif).
Règle à vivre🌟
Nous n’avons pas besoin de plus de temps, nous avons besoin d’intentions plus fermes pour l’allouer
Vous ne vous protégez pas des distractions
D’un autre côté de la numérisation, nous courons des risques élevés d’être distraits par des rappels constants, des e-mails, des réunions et des appels imprévus, des notifications et des alertes.
Outre un coût considérable des interruptions de travail, la distraction a un impact négatif sur l’équilibre travail-vie personnelle et bloque les voies d’une gestion efficace du stress.
Avec le recul, nous comprenons tous où nous avons investi du temps et perdu du temps.
De minuscules distractions deviennent les plus grands contrevenants du temps productif. Essayer d’éviter les distractions en désactivant les notifications est bien mais pas suffisant.
La pression massive de la présence en ligne exige que nous adoptions une approche proactive et traitions les distractions au niveau de la construction d’habitudes.
Comment y remédier et se sentir moins distrait🔔✅
Contrairement au suivi du temps qui nécessite développement une habitude, se sentir moins distrait rupture une habitude. Cela signifie que nous devons :
- reconnaître où et comment les distractions guident notre comportement
- supprimer les déclencheurs provoquant un comportement distrait
- nous proposer des actions alternatives pour remplacer l’ancien comportement
- pensez à un système d’auto-récompense pour maintenir la motivation à long terme.
Règle à vivre🌟
Faites un bilan de distraction régulier en vous demandant : « Est-ce que j’investis du temps ou est-ce que je perds du temps ? »
vous ne déléguez pas
La délégation est essentielle dans la gestion : elle favorise l’efficacité et améliore l’allocation efficace du temps.
Déléguer des tâches est une compétence non technique qui débloque des tonnes d’avantages pour ceux qui décident de la maîtriser. Négliger la délégation entraîne des problèmes de gestion des tâches (en particulier, la construction correcte des dépendances du projet) et l’épuisement professionnel.
Comment y remédier et déléguer efficacement 📣✅
Lorsqu’elle est bien et minutieusement planifiée, la délégation :
- évite les goulots d’étranglement
- crée des horaires plus réalistes.
Pour garantir le succès de la délégation de tâches et améliorer la gestion du temps, nous devons suivre les étapes suivantes :
- Vous déléguez la performance à la personne ayant l’expertise appropriée
- Vous définissez des attentes claires
- Vous fournissez des moyens de communication
- Vous déléguez le contrôle, pas la responsabilité.
Règle à vivre 🌟
La délégation ne doit pas être un acte de dernière minute.
Les solutions numériques ne vous intéressent pas
Le concept d’employer la technologie pour contrôler et gérer le temps a une longue histoire. L’avancement technologique permet des capacités plus larges dans l’organisation des informations, des activités et du travail pour plus de productivité et moins de temps perdu.
En effet, les solutions numériques nous permettent d’avoir une approche concrète de la gestion du temps. En les laissant de côté, nous manquons des opportunités d’automatisation et de mises à niveau.
Le fait est que les outils que nous utilisons pour travailler plus intelligemment et plus efficacement vont de pair non seulement avec la productivité, mais aussi avec notre bien-être.
Comment y remédier et numériser sans stress 💻✅
Si les solutions avancées sont absentes de votre vie, vous risquez d’être moins productif que nécessaire. Pour vous appuyer sur les applications pour obtenir de l’aide, procédez comme suit :
- Indiquez vos besoins spécifiques (calcul du temps de travail, limitation du temps d’écran, analyse du temps passé sur les tâches et les activités, obtention d’alertes sur l’avancement des tâches et des projets, etc.)
- Choisissez des applications répondant aux besoins de votre groupe professionnel (gestion du temps pour les concepteurs, les développeurs, les travailleurs du savoir, les travailleurs sur le terrain, etc.)
- Apprenez les critiques et familiarisez-vous avec les fonctionnalités avant de postuler pour réduire la courbe d’apprentissage
- Incorporez de nouvelles applications dans votre suite de productivité (utilisez des applications avec des intégrations riches pour éliminer le changement d’application).
Règle à vivre 🌟
Choisissez des applications qui peuvent progressivement améliorer votre rythme de travail.
Vous devenez premium instantanément
À l’ère numérique, les développeurs d’applications adoptent de plus en plus un modèle commercial freemium, qui offre des services d’entrée de gamme gratuits, mais des frais pour les fonctionnalités et le contenu premium.
Les services Premium capitalisent sur des fonctionnalités supplémentaires. Un grand nombre d’options peuvent être contre-productives jusqu’à provoquer une fatigue mentale, selon les études.
Sans déclarer que les forfaits premium sont sous-performants, nous recommandons toujours de ne pas sauter sur les forfaits payants à la fois. Après tout, la perfection n’est qu’un mythe, alors choisir judicieusement ne fera jamais de mal.
Comment y remédier et choisir ce dont vous avez vraiment besoin 👛✅
Pour répondre aux besoins de gestion du temps, il suffit de considérer ce que la fonctionnalité de base de l’application comprend et de faire un choix plus judicieux. Qu’est-ce qui est suffisant ?
- Calculs précis du temps de travail présentés dans une chronologie soignée
- Disponibilité sur tous les appareils et plates-formes
- Suivi des projets et des tâches
- Intégrations dans d’autres outils et services.
Avec ces options de base, vous aurez accès gratuitement à une assistance horaire fiable.
Règle à vivre 🌟
Choisissez premium pour une bonne raison.
Vous traitez une tâche qui saute en haut de votre liste
Bien que cela semble bénéfique pour la gestion du temps, rebondir entre plusieurs tâches ne détourne pas seulement notre attention. Il épuise rapidement notre énergie.
Selon des enquêtes sur les habitudes de travail de plus de 13 000 employés, le passage d’une tâche à l’autre coûte cinq heures par semaine aux travailleurs du savoir.
Compte tenu du prix du changement de tâche qui entraîne une surconsommation de temps et de ressources, il est facile de voir que fétichiser la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois ne rapporte jamais.
Cela conduit plutôt à une mauvaise gestion lors de l’enregistrement des heures facturables, du suivi de la communication avec les clients et de l’oubli de détails importants.
Comment résoudre ce problème et gérer le changement de tâche 🙅🏽♂️✅
Pour vous débarrasser de la commutation nuisible, prenez les mesures suivantes :
- Choisissez un objectif étroit (timebox pour développer une habitude de cohérence dans l’exécution des tâches)
- Inclure une interdiction de basculer une tâche dans une liste de choses à ne pas faire
- Utilisez des solutions qui automatisent la partie administrative de la tâche
- Lors de l’organisation de la communication et des e-mails, évitez les questions ouvertes (elles peuvent provoquer un changement de tâche en déclenchant des discussions longues et chronophages).
Règle à vivre🌟
« Chérissez votre raison, maintenez votre objectif. N’abandonnez pas votre esprit. » – Épictète
Bonus : 3 applis pour créer des habitudes à essayer 🚧
C’est un fait prouvé que l’utilisation de traqueurs d’habitudes est bénéfique. Ci-dessous, vous trouverez les 3 applications de suivi des habitudes parfaites que vous pouvez essayer aujourd’hui pour permettre à votre nouvelle routine de gestion du temps de se développer plus facilement.
Copain écraser
Sa fonctionnalité permet la création de communautés de responsabilité qui aident les utilisateurs à maintenir leur motivation et à construire le modèle de comportement souhaité. Les utilisateurs sont notés par le score de cohérence visible sur les classements.
Il existe une grande variété de groupes de responsabilité en fonction de ce que les utilisateurs d’habitudes peuvent poursuivre (éducation, santé, carrière, etc.). Pour commencer à utiliser l’application, les utilisateurs peuvent se connecter avec des comptes Google, e-mail ou Twitter. Le service est gratuit pour les utilisateurs bêta.
habituer
Avec Habitify, vous pouvez configurer vos habitudes, recevoir des signaux vous rappelant d’effectuer une habitude et suivre vos résultats. Cette application aide à développer des habitudes saines en développant un état d’esprit positif.
L’application est accessible aux utilisateurs iOS, Apple Watch, MacOS, Android et Web. Une version gratuite de l’application est disponible, avec les achats intégrés pris en charge.
Tous les jours
Il utilise une visualisation riche pour vous aider à respecter vos habitudes. Vous pouvez choisir une couleur, qui s’assombrira une fois que vous aurez poursuivi la construction d’habitudes jusqu’à un point de succès. L’application d’une technique de blocage des couleurs permet aux utilisateurs de surveiller leurs habitudes sans stress.
Il fonctionne sur iOS et Android et enregistre vos données sur le cloud sur n’importe quel appareil. De plus, il dispose d’une extension de navigateur afin que vous puissiez travailler sur vos habitudes de manière cohérente. Vous pouvez suivre 3 habitudes gratuitement.
Réflexions finales 🏁
Si vous êtes comme la plupart des gens, vous n’avez probablement pas l’impression de maîtriser votre temps. Et si vous êtes comme la plupart des gens, vous pensez probablement que c’est ainsi que la vie est. Et si ça n’avait pas à être comme ça ?
Et s’il existait des moyens simples de s’assurer que votre temps était consacré à des choses importantes et pas simplement à flotter dans une mer de meh ? C’est là qu’intervient le suivi du temps⌛⏳
Avec les bons outils, vous pouvez utiliser le suivi du temps comme catalyseur pour créer une pile d’habitudes efficace, amenant votre gestion du temps à un tout autre niveau. Mais d’abord, prenez du recul et identifiez les habitudes qui vous empêchent de faire avancer les choses !