Tout est bien qui finit bien… enfin pas tant que ça. Parfois, le processus est aussi important que les résultats.
Créer une entreprise et la gérer avec succès est un combat constant. Vous devez être à l’affût des moyens les plus efficaces pour tirer le meilleur parti de vos ressources et de vos finances. Cela signifie améliorer continuellement la façon dont vous faites les choses. Ainsi, bien que les résultats soient importants, trouver le bon chemin vers la fin est tout aussi important.
La façon dont vous faites les choses ou gérez vos flux de travail joue un rôle énorme dans l’augmentation ou la diminution de votre productivité et la rapidité avec laquelle vous atteignez vos objectifs. Un flux de travail rationalisé peut faire des merveilles pour vous et votre équipe.
Pendant que vous êtes en train d’explorer les meilleures façons de faire les choses, vous devez identifier votre approche. Votre entreprise est-elle axée sur un système de gestion de projet ou sur la gestion de processus ? Les deux approches nécessitent un ensemble différent de compétences, d’expertise et de techniques, vous devez donc vous y retrouver avec soin.
Nous réalisons qu’il peut être difficile de différencier la gestion de projet de la gestion de processus, c’est pourquoi nous sommes ici avec cet article. À travers cet article, nous visons à vous aider à comprendre à la fois les approches et les différences et les exigences des deux approches.
Commençons par les bases.
C’est parti !
Qu’est-ce que la gestion des processus ?
Les processus incluent des tâches récurrentes qui se répètent sans cesse. La gestion des différents processus dans une organisation consiste à identifier la meilleure façon de faire les choses.
La gestion des processus définit le chemin que vous suivrez jusqu’au bout. Il s’agit de toutes les tâches courantes qui font partie du fonctionnement de l’entreprise et qui se répètent.
Grâce à la gestion des processus, les entreprises visent à trouver le flux de travail le plus efficace, puis tentent de l’améliorer davantage pour l’entreprise.
Un gestionnaire de processus identifie les écarts de performance et trouve des moyens d’améliorer les performances. Les gestionnaires de processus s’assurent également de garder une trace de tout afin que le processus puisse être répété dans son intégralité même en l’absence des mêmes ressources.
Avec la gestion des processus, les entreprises essaient de réduire le temps nécessaire pour faire les choses, de réduire les finances, d’optimiser l’utilisation des ressources et d’améliorer la qualité autant que possible.
Un processus bien géré se traduit par la réalisation dans les délais des objectifs, des livrables de haute qualité et des clients satisfaits.
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Qu’est-ce que la gestion de projet ?
Un projet implique différentes tâches nécessaires pour atteindre les objectifs. L’identification et la gestion de toutes ces tâches relèvent de la gestion de projet.
Grâce à la gestion de projet, les entreprises identifient les tâches, les organisent de manière à ce qu’elles soient accomplies dans les délais et gèrent le flux de travail pour s’assurer que les livrables sont de haute qualité et sont achevés dans les délais impartis.
Les projets ne sont souvent pas similaires et ont un objectif spécifique qui doit être atteint pour être mené à bien. Les projets sont généralement orientés vers l’amélioration d’un produit existant, le lancement d’un nouveau ou l’introduction de nouvelles fonctionnalités dans un produit existant.
Les chefs de projet conçoivent un plan avec des détails spécifiques, y compris les tâches, les jalons, les ressources, etc. Ils suivent le projet du début à la fin, en s’assurant qu’il suit le plan. Et si le projet rencontre un obstacle, ils proposent des moyens de résoudre le problème et de remettre le projet sur les rails.
Les chefs de projet sont chargés de guider leurs équipes, de surveiller les performances et d’améliorer le flux de travail pour une meilleure productivité.
Une bonne gestion de projet se manifeste par la réalisation en temps opportun des objectifs, un travail de haute qualité et une efficacité améliorée.
Gestion de projet vs processus – Quelle est la différence ?
Il est temps d’explorer les différences entre la gestion de projet et la gestion de processus.
La première différence importante entre les deux approches est que si les processus se répètent dans le temps, les projets sont moins susceptibles de se reproduire. Cependant, il faut garder à l’esprit que si un projet est répété suffisamment de fois, il peut être considéré comme un processus.
Alors qu’un projet est axé sur la réalisation d’un objectif particulier dans le but, les processus sont orientés vers l’optimisation. Étant donné que les projets sont généralement ponctuels, une grande partie de la planification est nécessaire pour s’assurer que tout est parfait. Les moindres détails d’un projet nécessitent une attention particulière pour s’assurer que tout se déroule comme prévu et que les livrables sont achevés à temps.
La gestion des processus, quant à elle, vise à affiner les processus en cours. L’objectif est de réduire le temps et les finances consacrés à un processus et de le rendre aussi efficace que possible.
Contrairement à la gestion des processus, qui est un processus continu, la gestion de projet est principalement une chose ponctuelle ou temporaire.
Alors qu’une bonne gestion de projet présente des avantages en termes de meilleure collaboration d’équipe, de planification efficace, d’ordonnancement précis, de prévisions précises, etc., la gestion des processus s’avère bénéfique avec une efficacité, une productivité, une rentabilité accrues, etc.
La gestion de projet a tendance à être plus flexible et changeante. Avec chaque nouveau projet, vous pouvez jouer avec les ressources et les finances pour obtenir les meilleurs résultats. La gestion des processus, cependant, est plus rigide. Puisqu’il s’agit d’optimiser les processus existants, il y a moins de place pour intégrer de nouvelles stratégies, etc.
Comment les projets peuvent-ils devenir des processus ?
Précédemment, nous avons mentionné que les projets peuvent se transformer en processus s’ils sont répétés dans le temps. Décompressons un peu plus cette déclaration ici.
Les projets et les processus partagent un point commun, à savoir les tâches. Qu’il s’agisse de projets ou de processus, l’accomplissement des tâches est une évidence. Les projets et les processus fonctionnent souvent en tandem. Par exemple, des processus plus petits peuvent être intégrés à des projets non seulement pour aider à accomplir des tâches, mais aussi pour optimiser le flux de travail existant.
De même, si un projet se répète encore et encore et qu’on s’attend à ce qu’il devienne un projet récurrent, il peut alors être transformé en processus.
Gestion des processus – Comment ça marche ?
Étant donné que la plupart des entreprises privilégient la gestion de projet, la gestion des processus est souvent laissée de côté. Dans cette section, nous vous aiderons à vous familiariser avec la gestion des processus afin que vous puissiez décider lequel des deux fonctionne le mieux pour votre entreprise ou si vous devez incorporer les deux pour de meilleurs résultats.
Bien que nous comprenions que les processus sont vulnérables aux risques et problèmes soudains, les avantages d’un processus bien géré ne peuvent être ignorés. La gestion des processus vous aide à trouver le meilleur mode de travail et une fois que vous l’avez trouvé, il trouve en outre des moyens de l’optimiser encore plus.
Avant d’approfondir le processus pratique, examinons les différents types de processus auxquels vous devez faire face dans une entreprise :
1. Processus opérationnels :
Les processus opérationnels sont directement liés à la production des extrants. Les processus opérationnels sont axés sur les tâches opérationnelles qui ont un rôle à jouer dans la génération de résultats.
Un processus peut être qualifié de processus opérationnel s’il est impliqué dans au moins l’un des trois éléments suivants :
- Développement d’un produit/service
- Commercialisation ou promotion du produit/service
- Service à la clientèle et assistance
Étant donné que tous les éléments ci-dessus ont un impact direct sur la satisfaction des clients à l’égard des produits/services et contribuent finalement à compléter le cycle, c’est pourquoi ils sont appelés processus opérationnels.
2. Processus de gestion :
Les processus de gestion sont un moyen d’atteindre la fin, c’est-à-dire de s’assurer que tous les processus opérationnels se déroulent sans heurts et que les produits finaux sont achevés à temps. Les équipes de gestion s’assurent que les processus fonctionnent sur la bonne voie et que les objectifs sont atteints.
Les processus de gestion comprennent la planification et la surveillance pour s’assurer que les équipes atteignent leurs objectifs. Les équipes de direction s’assurent que l’environnement est propice au travail, qu’il n’y a pas de rupture de communication et de collaboration et que les processus se déroulent sans encombre.
Ces équipes sont également toujours prêtes à faire face à tout problème menaçant le bon fonctionnement des processus. Ils utilisent de manière optimale les ressources pour tirer le meilleur parti des finances et sont également efficaces en termes de temps.
3. Processus de gouvernance :
Les processus de gouvernance sont ceux qui impliquent les directives, les règles et les réglementations de l’entreprise. Les instances dirigeantes s’assurent que tous les processus en cours d’exécution au sein de l’organisation sont conformes aux règles et réglementations définies au préalable pour l’organisation.
Les processus de gouvernance garantissent que l’ensemble de l’organisation suit les directives et que les processus fonctionnent avec les règles mises en place. Ces directives sont personnalisées pour l’entreprise, il est donc indispensable de les suivre car elles ont fait leurs preuves et garantissent des résultats.
Gestion des processus – Comment ça se passe ?
Voyons maintenant comment vous pouvez apporter la gestion des processus à votre entreprise pour de meilleurs résultats.
Selon une enquête, 46 % des entreprises sont d’avis que la gestion des processus entraîne une réduction des coûts, tandis que 38 % pensent qu’elle améliore l’efficacité. Les statistiques prouvent à quel point la gestion des processus peut être bénéfique pour une entreprise.
Nous ne retarderons plus cela. Voici votre guide pour mettre en œuvre la gestion des processus dans votre entreprise :
1. Choisissez un processus
Nous savons que des centaines et des milliers de processus s’exécutent simultanément dans une entreprise et vous souhaitez optimiser chacun d’entre eux. Nous vous suggérons de faire une étape à la fois et de commencer par un processus.
Parmi une multitude de processus, choisissez celui qui est votre priorité et qui a un rôle important à jouer dans votre entreprise. Assurez-vous que ce processus se produit régulièrement. De cette façon, vous pouvez en tirer profit aussi souvent qu’il se produit.
2. Gardez un enregistrement :
Avant de passer aux parties plus spécifiques du processus, assurez-vous d’avoir tout écrit. Notez également le processus et tous les détails pertinents, tels que le nombre de tâches nécessaires pour le terminer et les étapes de base impliquées.
3. Faites le processus vous-même et ajoutez-y :
Une fois que vous avez établi un calendrier simple de la façon dont le processus doit être effectué, faites-le vous-même d’abord. Une fois que vous avez terminé le processus, revenez à votre plan d’origine et ajoutez ou soustrayez des étapes en utilisant votre propre expérience pour vous guider. Optimisez le processus autant que vous le pouvez selon votre compréhension.
4. Remettez-le à une équipe ou à un membre de l’équipe :
Les lignes directrices du processus que vous venez de construire, il est temps que vous le transmettiez à une équipe ou à un membre de l’équipe. Une fois qu’ils ont exécuté le processus, enregistrez à nouveau les détails, identifiez les lacunes dans le processus existant et recherchez les domaines qui peuvent être améliorés.
Demandez leurs commentaires sur le processus et s’ils ont des suggestions sur la façon dont il peut être amélioré. Vous pouvez optimiser vous-même le processus ou le laisser au membre qui y travaille.
5. Embarquez tout le monde :
Maintenant que vous avez entre les mains un processus qui a été optimisé plusieurs fois, vous pouvez maintenant le transmettre à toute l’organisation et lui demander de suivre les mêmes étapes.
N’oubliez pas qu’il y a toujours place à l’amélioration, alors demandez à chacun son point de vue sur le processus et s’il a quelque chose à suggérer pour l’améliorer. Tenez compte des commentaires que vous recevez et recherchez à nouveau des moyens d’améliorer encore le processus.
6. Répétez le processus :
La gestion des processus est un processus en soi. Chaque fois que le processus est suivi, vous devez explorer les moyens de l’optimiser et de l’améliorer. Rassemblez les commentaires de chacun de temps en temps et continuez à répéter le processus pour obtenir les meilleurs résultats.
Utilisation des outils de gestion de processus :
Nous espérons que vous comprenez clairement la différence entre la gestion de projet et la gestion de processus. Sur cette note, nous aimerions vous dire que vous pouvez vous faciliter la tâche à l’aide d’outils de gestion des processus.
Il existe des tonnes d’outils automatisés qui peuvent vous aider à planifier, surveiller et optimiser les processus. nTask lui-même fonctionne comme un excellent outil de gestion des processus, c’est un guichet unique pour la gestion, offrant des solutions efficaces pour la gestion des processus métier.
Toutes les équipes peuvent se regrouper sur cette plateforme unique et gérer sans encombre tous les processus de l’entreprise. Vous pouvez en savoir plus sur l’outil et ses différentes fonctions ici.
Maintenant que vous avez tout entre vos mains, il est temps de : prendre, régler et partir !
Bonne chance!
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