Quelle que soit la méticulosité avec laquelle vous planifiez votre projet, des problèmes surgiront inévitablement à un moment ou à un autre. Mais n’oubliez pas que les problèmes sont de légères baisses dans votre progression, pas des arrêts complets. Avec une bonne prévision et une détection rapide du problème, vous pouvez rapidement développer une solution et vous remettre sur la bonne voie en un rien de temps.
Lorsque vous rencontrez un problème, vous devez créer un journal des problèmes pour suivre le problème. De plus, avoir un journal des problèmes signifie que vous pouvez affecter une ressource au problème, suivre la progression et vous assurer qu’il est résolu dans le temps.
Cet article vous emmènera dans un voyage passionnant où vous apprendrez tout sur les problèmes, les journaux des problèmes et bien plus encore. Sauter sur!
Qu’est-ce qu’un problème dans la gestion de projet ?
Questions de base d’abord, qu’est-ce qu’un problème dans la gestion de projet ? Un problème est quelque chose d’important qui entrave l’avancement de votre projet. Il peut s’agir d’un conflit, d’une incohérence ou de tout problème qui nuit à votre projet.
De nombreux problèmes peuvent survenir au cours de votre projet. Ils sont cependant classés en trois grands types :
- Un problème, par exemple, une ressource pourrait devoir se retirer du projet. Vous devrez trouver une autre ressource prête à combler le siège immédiatement dans un tel cas.
- Hors spécifications, c’est-à-dire l’ajout de quelque chose de nouveau à la portée du projet. Par exemple, une hors-spécification serait d’ajouter une barre de recherche alors que la conception d’origine n’en avait pas.
- Changer de requête, c’est-à-dire lorsque la partie concernée demande de modifier quelque chose dans le cadre du projet. Par exemple, changer la couleur de l’interface, etc.
L’incapacité de traiter et de résoudre les problèmes à temps peut entraîner des résultats désastreux. Alors que certains problèmes peuvent avoir des impacts mineurs, tels que de légers retards de livraison, etc., d’autres peuvent ruiner l’ensemble de votre projet, le transformant en un échec complet.
Risque Vs. Problèmes
Souvent, les problèmes du projet sont confondus avec les risques ; voici comment NK Shrivastava, un professionnel de la gestion de projet, fait la différence entre les deux :
« Le risque est un événement qui ne s’est pas encore produit, mais qui pourrait ; un problème est quelque chose qui s’est déjà produit. Les principales différences sont liées au moment et à la probabilité.
En raison de ces différences, le langage utilisé pour décrire les risques est au futur : « Si cela se produit, cela aura un impact. » Le langage utilisé au présent pour les problèmes : « Nous avons ce problème. Comment devrions-nous y faire face ? »
Étant donné que les risques sont des événements susceptibles de se produire, les PM sont généralement mieux préparés à y faire face. Ils ont déjà mis en place des techniques de gestion des risques appropriées pour s’assurer qu’aucun des risques, s’ils se produisent, n’affecte le flux de travail réel. De plus, les PM peuvent toujours être à l’affût des risques pour s’assurer qu’ils ont toujours une longueur d’avance.
Les problèmes, en revanche, nécessitent une action immédiate. Un retard ou une incapacité à résoudre le problème peut devenir un obstacle à la poursuite de l’avancement de votre projet.
Qu’est-ce qu’un journal des problèmes dans Project Management ?
Un journal des problèmes est un registre ou une feuille de calcul qui permet aux chefs de projet de garder un œil sur tous les problèmes qui surviennent dans un projet.
Le journal n’est pas seulement un endroit pour stocker des informations sur chaque problème, mais c’est aussi un excellent moyen de signaler et de communiquer sur différents problèmes. Une fois qu’un problème est ajouté au journal des problèmes, il est suivi depuis son identification jusqu’à sa résolution.
De plus, le journal garde également une trace de la ressource affectée à la ressource. De cette façon, les PM peuvent s’assurer que l’employé travaille à résoudre le problème. Une autre fonction importante du journal est de tenir les PM informés de l’état immédiat du problème. Ils peuvent également hiérarchiser un problème pour s’assurer qu’il est résolu en premier.
Les chefs de projet l’enregistrent dans le registre et le surveillent régulièrement jusqu’à ce qu’il soit résolu chaque fois qu’un problème survient. Vous pouvez utiliser une simple feuille Excel pour créer votre propre journal des problèmes, mais une meilleure solution serait d’intégrer votre journal à un bon outil de gestion de projet. Cela garantit que tout est au même endroit, vous avez un accès rapide à toutes les données dont vous avez besoin et vous n’avez pas à vous déplacer autant.
Éléments inclus dans un journal des problèmes :
Les journaux des problèmes doivent contenir tous les détails pertinents d’un problème. Généralement, un journal comporte les composants suivants :
- Nom ou numéro du problème : Les problèmes sont généralement très différents, il faut donc leur attribuer des noms ou des numéros différents pour maintenir cette distinction. De plus, il y a presque toujours plus d’un problème, l’attribution d’un nom ou d’un numéro garantit que les problèmes ne se mélangent pas.
- Type de problème : Définir le type de problème peut vous aider à rationaliser votre recherche d’une solution appropriée.
- État du problème : Étant donné que vous devez suivre les problèmes, vous devez être au courant de l’état du problème à tout moment.
- Description du problème: Fournissez toutes les informations que vous pouvez sur le problème et listez tous les détails afin que la personne responsable du problème ait une compréhension claire du problème et puisse trouver une solution rapidement.
- Statut prioritaire : Nous avons déjà mentionné qu’un projet peut rencontrer plus d’un problème, et vous devez résoudre chacun d’entre eux. Mais cela ne signifie pas que vous devez tout faire en même temps. Au lieu de cela, vous pouvez attribuer un statut prioritaire à chaque problème pour vous assurer que les plus importants sont résolus en premier et ainsi de suite.
- Rapporté par: Vous devez également connaître le membre qui a identifié le problème, il peut jouer un rôle crucial dans l’élaboration d’une solution au problème.
- Date d’ouverture : Gardez une trace de la date à laquelle le problème a été signalé afin d’avoir un délai à l’esprit pour le moment où le problème doit être résolu.
- Date de clôture : La date de clôture est la date à laquelle le problème est considéré comme résolu. Les données des dates d’ouverture et de fermeture peuvent vous aider à prévoir le délai dans lequel un problème similaire se posera à l’avenir.
- Commentaires: Ajoutez des commentaires, par exemple, comment le problème a été résolu, ce qui l’a déclenché, etc. Cela peut vous préparer lorsque vous rencontrez un problème similaire.
- Assigné à: Quel que soit le problème auquel vous êtes confronté au cours d’un projet, vous devez lui affecter une ressource. La ressource sera chargée de résoudre le problème. Il est important d’affecter une ressource car vous ne voulez pas de retards ou d’échecs. La personne affectée au problème s’assurera qu’il est résolu dans le délai imparti.
- La solution: Conservez une trace de la solution qui a permis de résoudre le problème. Chaque fois que vous rencontrez un problème similaire, vous pouvez simplement consulter votre journal des problèmes et identifier facilement la bonne solution au problème.
L’ajout de tous ces détails ne signifie pas seulement que vous ne résoudrez qu’un seul problème, mais cela sera également utile pour les projets futurs. Les données enregistrées vous prépareront à de tels problèmes à l’avenir. Vous serez prêt à régler le problème avant qu’il ne nuise à votre projet. De plus, vous essaierez d’éviter les choses qui ont déclenché le problème.
Avantages d’un journal des problèmes :
Les journaux des problèmes sont un moyen d’enregistrer et d’apprendre des erreurs. Voici quelques avantages des journaux de problèmes qui pourraient vous aider à comprendre leur efficacité :
- Vous aide à suivre le problème du début à la fin
- Fournit un aperçu visuel de tous les problèmes d’un projet, vous aidant à garder un œil sur tous les problèmes à la fois
- Aide à identifier les problèmes pour l’avenir.
- Enregistrez la résolution des problèmes pour votre croissance et votre apprentissage
- Gardez un œil sur la santé du projet
- Améliore la communication entre les membres de l’équipe
- Facilite l’attribution des problèmes aux bonnes ressources et améliore la responsabilisation
- Aide à la constitution d’équipe
- Permet de gagner du temps et améliore la productivité de l’équipe
- Facilite la résolution des problèmes et la livraison des produits finis à temps
- Contribue à améliorer la qualité du projet
Nous sommes sûrs que vous y identifierez beaucoup plus d’avantages une fois que vous commencerez à utiliser un journal dans votre organisation (faites-nous savoir comment cela s’est passé en nous écrivant ici)
Création d’un journal des problèmes
Voici un guide étape par étape sur la façon dont vous pouvez créer votre propre journal :
- Étape 1: Choisissez un outil pour faire une feuille de calcul ou une feuille Excel. Si vous êtes une petite équipe de 5 membres ou moins, la création d’une feuille Excel peut être la bonne décision pour vous. Cependant, si vous êtes une équipe plus nombreuse, envisagez d’utiliser un outil spécialement conçu, car cela vous fera gagner du temps et de l’énergie. Vous pouvez également vous aider d’un outil de gestion de projet pour créer un journal.
- Étape 2: Une fois que vous avez un outil en main, vous pouvez créer un système d’identification pour vous assurer que chaque problème a un identifiant unique et est facilement consultable et récupérable.
- Étape 3: Vous pouvez également personnaliser les catégories de votre journal des problèmes. Vous pouvez ajouter autant de catégories que vous le souhaitez et tout organiser. Il vous permet également de personnaliser votre journal en fonction des exigences de votre organisation et de vos préférences personnelles.
- Étape 4: Maintenant que vous avez un journal, vous pouvez commencer à ajouter des informations. Remplissez les catégories pour chaque problème et revenez-y régulièrement pour vous assurer que les problèmes sont résolus dès que possible.
- Étape 5 : Si vous utilisez un outil de gestion des problèmes, définissez des alertes automatiques pour des occasions spécifiques. Par exemple, lorsque le statut d’un problème est modifié, etc. Cela vous tiendra au courant de chaque développement du projet.
Conclusion:
Avoir un journal des problèmes rend votre travail beaucoup plus facile et plus simple. De plus, si vous utilisez un outil de gestion de projet comme nTask, vos soucis seront considérablement réduits.
nTask, avec ses fonctionnalités uniques, rationalise le processus pour vous, ce qui facilite l’enregistrement et le suivi du problème. Sa notification et ses rappels vous tiennent au courant de l’évolution du projet. De plus, ses multiples modules de gestion vous assurent d’avoir toutes les solutions pour vos besoins de gestion.
Des démos et 14 jours d’essai gratuit ajoutent la touche finale à ce délicieux gâteau ! De plus, nTask est une option relativement peu coûteuse, étant donné qu’elle offre un forfait de base, sans frais. Même ses plans tarifaires commencent à seulement 3 $ par mois.
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