Utilisez monday.com pour la gestion de portefeuille de projets (PPM)

monday.com est une solution de gestion de projet de premier plan qui est de plus en plus utilisée comme logiciel de gestion de portefeuille de projets. De nombreux chefs de projet savent déjà ou peuvent intuitivement comprendre comment utiliser la gestion du travail du lundi pour le travail de gestion de projet traditionnel, mais il faudra une personnalisation et des recherches pour développer votre espace de travail du lundi pour la gestion de portefeuille de projets.

Dans ce guide, nous vous présenterons certaines des fonctionnalités, des modèles et des meilleures pratiques pour configurer et utiliser monday.com en tant que plateforme de gestion de portefeuille de projets (PPM) pour votre organisation.

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Comment utiliser monday.com pour la gestion de portefeuille de projets

Monday Work Management peut être utilisé efficacement pour la gestion de portefeuille de projets si vous faites appel aux bonnes parties prenantes et construisez votre plate-forme avec des modèles et des rapports pertinents. Pour démarrer avec monday.com pour PPM, suivez ces bonnes pratiques :

Élaborer et gérer des objectifs à l’échelle du portefeuille

Si votre entreprise souhaite utiliser efficacement un logiciel de gestion de portefeuille de projets, vous devez d’abord identifier les objectifs généraux de votre portefeuille. Avez-vous des industries ou des tailles d’entreprises spécifiques avec lesquelles vous souhaitez travailler ? Y a-t-il un budget approximatif que vous souhaitez respecter par projet ? Espérez-vous vous lancer dans une nouvelle gamme de services ou vous spécialiser davantage dans une gamme existante ?

Ces types d’objectifs doivent être consolidés par les dirigeants de l’organisation dès le début afin que les équipes de projet puissent répondre à ces objectifs pour des projets individuels. La création d’objectifs SMART est un excellent point de départ. Le widget d’objectif et le modèle d’objectifs trimestriels sont des outils intégrés de la gestion du travail du lundi qui peuvent vous aider à identifier des objectifs et à suivre les progrès au fil du temps.

Créer un inventaire de projet

L’une des premières et des plus cruciales phases d’un PPM réussi consiste à inventorier tous les projets et ressources en cours dans le portefeuille de votre organisation.

Pour faciliter cette phase importante, monday.com facilite la capture de données de projet et d’organisation pertinentes à partir de projets individuels avec des tableaux et des tableaux de bord détaillés. Les utilisateurs peuvent inclure des colonnes personnalisées pour les données financières et non financières pour faciliter la phase d’analyse. Ils peuvent également afficher, partager et commenter les informations sur les projets et les portefeuilles grâce aux fonctionnalités de collaboration de monday.com.

Utiliser les modèles du lundi et les critères de sélection basés sur les données

Dans la phase d’analyse, les données recueillies à partir de votre inventaire de projets seront évaluées pour évaluer les forces et les faiblesses du portefeuille. Les dirigeants peuvent examiner de plus près les problèmes que les projets individuels tentent de résoudre, puis déterminer s’ils sont toujours pertinents ou s’il existe plusieurs projets essayant de résoudre le même problème. Le modèle d’analyse SWOT de monday est une ressource utile pour évaluer de manière exhaustive l’inventaire de vos projets.

De plus, la vue de charge de travail de monday.com et le modèle de gestion des ressources peuvent vous aider à identifier les ressources allouées à chaque projet et s’il y en a suffisamment. Les utilisateurs peuvent vérifier les dépendances entre les tâches et les projets ainsi que les risques liés aux vues de diagramme de Gantt. Toutes ces informations peuvent aider la direction de l’entreprise à effectuer une analyse approfondie en vue de la prochaine phase de planification et de développement du projet.

monday.com propose des options de colonne de priorité pour la notation et le classement afin de montrer quels projets offrent les avantages les plus élevés avec le moins de risques. Les tableaux de bord personnalisés peuvent afficher des données de haut niveau en temps réel pour les budgets, les objectifs, les calendriers et les ressources. Les tableaux de bord incluent également des jalons pour marquer les points de contrôle importants qui aident à mesurer l’alignement et les performances du projet.

Les décideurs disposent désormais de suffisamment d’informations pour classer les projets en fonction de leur importance, de leur pertinence et d’autres facteurs. Avec ces informations à portée de main, il est temps de prendre la décision difficile d’arrêter des projets qui ne sont pas utiles ou de retarder des projets que l’entreprise ne peut pas se permettre de mettre en œuvre simultanément.

Définir les rôles et les responsabilités

Maintenant que vous avez hiérarchisé les projets en fonction des objectifs, du budget et d’autres données de votre entreprise, il est temps de définir (ou de redéfinir) les rôles et les responsabilités de l’équipe de projet. Vous souhaiterez clairement désigner les rôles sur les tableaux de projet individuels, mais il est également important que les identités du propriétaire du projet et de la tâche soient incluses dans l’espace de travail de votre portefeuille de projets.

La colonne People de monday.com peut être utilisée dans une variété de vues de tableau ; en prime, l’utilisation de la colonne People permet de notifier plus facilement les utilisateurs concernés lorsque certaines tâches ou projets leur sont transmis ou à leur conseil d’administration.

Tenir compte des exigences budgétaires

Bien que vous ayez probablement déjà examiné les budgets lors des étapes de définition des objectifs et d’inventaire des projets de PPM, il est important de continuer à surveiller les performances de vos équipes par rapport à ces budgets. Les tableaux de projet individuels peuvent être équipés de la colonne Numbers et de widgets de tableau de bord spécifiques pour suivre les coûts au fil du temps.

Grâce aux automatisations et aux intégrations de tableaux, les données budgétaires de chaque projet peuvent être filtrées dans votre tableau de portefeuille de projets pour vous aider à mesurer les progrès à partir d’un emplacement central. Le modèle Budget Tracker de monday est également utile, en fonction de la complexité des projets et des finances que vous souhaitez mesurer.

Former les équipes et les parties prenantes concernées

Que votre organisation soit nouvelle sur monday.com ou l’utilise comme logiciel PM depuis un certain temps, il est important de s’assurer que tous les membres de l’équipe de projet et les autres parties prenantes savent comment utiliser l’outil à des fins PPM. Plus important encore, assurez-vous que tout le monde suit les mêmes processus et procédures de collaboration et de communication en équipe, qu’il s’agisse de laisser des commentaires, de taguer d’autres utilisateurs ou de mettre à jour les colonnes d’état.

Les administrateurs d’espace de travail ont également la possibilité de créer des équipes sur monday.com. Ces équipes permettent à tous les utilisateurs de savoir plus facilement qui travaille sur quels projets et quelles tâches ils doivent gérer.

Exemple de communication d’équipe sur monday.com

Surveillez le succès du portefeuille avec les fonctionnalités de reporting du lundi

Une fois que la direction a réaligné et rééquilibré le portefeuille de projets de l’entreprise, l’initiative passe à la gestion continue du portefeuille. Les fonctionnalités de monday.com les plus utiles à ce stade concernent la communication et la collaboration. Une autre étape essentielle que les dirigeants doivent suivre consiste à connecter les comités de projet individuels au comité de gestion de portefeuille et à suivre les performances via des notifications.

Les tableaux de bord de monday.com offrent des visuels clairs et en temps réel pour fournir à toutes les parties prenantes des informations importantes. Les statuts codés par couleur donnent des informations en un coup d’œil qui montrent instantanément quels projets sont sur la bonne voie et lesquels nécessitent une intervention immédiate. Les automatisations des cartes simplifient et standardisent également les processus pour faciliter la surveillance continue du PPM.

Monday.com Modèles PPM

monday.com propose plusieurs modèles PPM prêts à l’emploi dans sa bibliothèque de modèles. Les utilisateurs peuvent personnaliser les modèles en ajoutant des éléments d’action, en réorganisant les éléments en fonction de la priorité et en ajustant les plans pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Pour votre propre configuration de gestion de portefeuille de projets, envisagez d’incorporer les modèles suivants dans votre flux de travail :

Avantages de l’utilisation de monday.com pour PPM

monday.com n’est pas strictement utilisé comme logiciel de gestion de portefeuille de projets et nécessite un certain travail de la part de votre organisation pour le configurer correctement. Cependant, une fois que vous avez pris les mesures appropriées pour créer votre espace de travail PPM monday.com, votre équipe peut s’attendre à récolter ces avantages :

• Visibilité accrue : Avec l’approche PPM de monday.com, les dirigeants et les chefs de projet de niveau supérieur peuvent jongler plus facilement avec plusieurs projets à la fois, tout en gardant à l’esprit les objectifs et les normes organisationnelles plus importantes. Les widgets et modèles financiers de monday.com sont particulièrement utiles pour mémoriser et respecter les budgets prédéterminés et les besoins en ressources lorsque la portée des projets devient incontrôlable.
• Stratégie plus claire : Le widget d’objectif et le modèle d’objectifs trimestriels de monday.com facilitent la définition et le suivi des objectifs et des mandats stratégiques à l’échelle du portefeuille. Grâce à cette visualisation plus claire de la stratégie organisationnelle de gestion de projet, les équipes individuelles peuvent plus facilement comprendre comment leur travail de projet s’inscrit dans les objectifs organisationnels et les gestionnaires de portefeuille et les responsables du développement commercial peuvent s’appuyer sur ces fonctionnalités pour guider leur sélection de nouveaux travaux de projet.
• Rôles et responsabilités définis : monday.com facilite la création d’équipes et l’ajout d’utilisateurs dans la colonne Personnes. Grâce aux différentes façons dont les utilisateurs peuvent suivre les progrès individuels et communiquer entre eux, les utilisateurs à tous les niveaux peuvent voir où se développent les goulots d’étranglement et qui, dans leur équipe, a besoin d’un soutien supplémentaire.
• Plusieurs mises en page et tableaux de bord au choix : monday.com comprend un certain nombre de vues de tableau, de tableaux de bord et de widgets différents pour la gestion de projet. Alors que certains d’entre eux sont plus génériques et peuvent être utilisés par n’importe quelle équipe pour une meilleure planification et visualisation du portefeuille, d’autres sont conçus pour aider au suivi spécifique à l’industrie dont votre équipe pourrait bénéficier.

Alternatives aux logiciels de gestion de portefeuille de projets à considérer

monday.com est une solution robuste de gestion de projet et de PPM, mais ce n’est pas pour tout le monde. Votre organisation travaille peut-être déjà avec une suite de produits de fournisseurs tels qu’Adobe ou Microsoft. Peut-être que l’une des plates-formes les moins connues s’intègre mieux dans le budget de l’outil de gestion de projet de votre équipe. Ou peut-être êtes-vous intéressé par une solution PPM dédiée qui ne se concentre pas sur d’autres types de gestion de projet et de travail. Si votre organisation recherche des alternatives monday.com pour PPM, voici quelques-unes des meilleures disponibles aujourd’hui :

Chacune de ces solutions logicielles de gestion de portefeuille de projets – monday.com inclus – offre des fonctionnalités exceptionnelles qui les différencient de leurs concurrents. La meilleure prochaine étape pour votre équipe consiste à mener des recherches plus approfondies sur les solutions qui semblent les plus pertinentes pour les besoins de votre équipe. À partir de là, examinez les options d’essais gratuits ou de démonstrations afin de découvrir pleinement le fonctionnement du logiciel une fois qu’il sera opérationnel.

Logiciel de gestion de portefeuille de projets tendance

lundi est une option PPM solide pour de nombreuses équipes. Cependant, si vous recherchez d’autres options que monday.com, ces fournisseurs en vedette valent vraiment le détour :