Si vous avez du mal à maximiser l’utilisation de votre équipe sans surcharge de travail, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, vous apprendrez comment le chargement des ressources vous aide à atteindre cet équilibre apparemment impossible dans la gestion de projet.
C’est un processus simple qui vous aide à :
- Prévoyez la charge de travail de votre équipe.
- Définissez les bonnes attentes avec les parties prenantes.
- Maintenir le moral de l’équipe.
Prêt à commencer? Plongeons dedans.
Qu’est-ce que le chargement des ressources ?
Le chargement des ressources dans la gestion de projet consiste à attribuer du travail aux membres de l’équipe en fonction de leurs heures disponibles au cours d’une période spécifique. Mathématiquement, il est représenté par le rapport des heures de travail assignées au nombre total d’heures disponibles.
Bien qu’il soit facile de trouver le nombre total d’heures assignées, trouver les heures disponibles demande un peu plus de travail. Pour calculer les heures disponibles, vous devez tenir compte de la capacité initiale, de l’utilisation idéale des ressources, des congés et des heures de culture.
Vous apprendrez ci-dessous les étapes de calcul de la charge des ressources.
Mais avant ça…
Qu’est-ce qu’une planification chargée de ressources ?
Un calendrier chargé de ressources est un calendrier de projet qui vous aide à comprendre la disponibilité des ressources ainsi que les tâches, les estimations et les délais du projet.
Pour créer un planning de projet avec la disponibilité des ressources,
- Mappez les tâches sur un calendrier de projet.
- Ajoutez des estimations à chaque tâche.
- Et enfin, allouez les tâches aux ressources disponibles.
Voici un exemple de l’apparence d’une chronologie de projet chargée de ressources dans Toggl Plan.
D’autres outils de planification des ressources sont également dotés de fonctionnalités similaires.
Pourquoi le chargement des ressources est-il essentiel dans la gestion de projet ?
Les chefs de projet ont du mal à maximiser l’utilisation des ressources du projet tout en maintenant une charge de travail saine. C’est là que le suivi de la charge des ressources de votre projet peut vous aider.
Les avantages du chargement des ressources sont :
- Calculez avec précision (ou visualisez à l’aide d’un tableau de chargement des ressources) la disponibilité des ressources pour décider si vous souhaitez effectuer plus de travail.
- Visualisez la charge de travail des ressources pour repérer la sous-allocation ou la sur-allocation. Ajustez pour optimiser l’utilisation sans épuiser votre équipe.
- Utilisez les ressources de l’équipe à leur plein potentiel et évitez les travailleurs désengagés en prévenant la sous-allocation.
- Tenez les parties prenantes informées et satisfaites en définissant des attentes réalistes quant à la réussite du projet.
- Tenez compte de la disponibilité des employés pour s’adapter aux changements et respectez le calendrier du projet.
- Maîtrisez la charge de travail de votre équipe pour identifier et planifier à l’avance les risques liés aux ressources.
Chargement des ressources vs nivellement des ressources
Le chargement des ressources et le nivellement des ressources sont différentes techniques de gestion des ressources appliquées dans différentes situations. Les deux techniques de planification des ressources, bien que différentes, aident un chef de projet à maintenir la charge de travail de l’équipe de projet saine et à livrer les projets à temps.
Voici un tableau qui résume les principales différences entre les deux techniques.
| Chargement des ressources | Nivellement des ressources | |
|---|---|---|
| Pourquoi? | Optimiser les affectations en fonction des ressources disponibles | Optimiser le calendrier du projet pour éviter les sur/sous-allocations |
| Quoi? | Affecter le travail en fonction de la capacité disponible | Ajuster l’allocation des ressources en fonction des priorités du projet |
| Quand | Au cours de la phase initiale de planification du projet | Après avoir alloué des ressources au projet |
En résumé, le chargement des ressources est effectué dans les étapes de planification du projet pour anticiper les risques liés aux ressources. Alors que le nivellement des ressources est effectué après l’allocation des ressources pour garantir que les charges de travail des ressources sont équilibrées.
Comment calculer la charge des ressources ?
Pour calculer la charge des ressources dans la gestion de projet,
- Trouvez les heures assignées à un membre de l’équipe pendant une période spécifique.
- Trouvez les heures disponibles pour le même membre de l’équipe au cours de la même période.
- Calculez le rapport en divisant les heures assignées par les heures disponibles.
Étape 1 : Rechercher les heures attribuées
Avant de trouver les heures attribuées à un membre de l’équipe, vous devez :
- Faites une liste des tâches du projet à l’aide de la structure de répartition du travail.
- Estimez les heures d’effort pour chacune des tâches du projet.
- Attribuez chaque tâche du projet à un membre de l’équipe.
Une fois ces deux étapes terminées, vous pouvez facilement trouver les heures attribuées à un membre de l’équipe sur une journée, une semaine ou un mois.
Mais parfois, les choses deviennent un peu plus complexes.
En tant que chef de projet, vous partagez souvent des ressources critiques sur plusieurs projets. Par exemple, un graphiste peut travailler sur plusieurs projets au cours de la semaine. Dans de telles situations, envisagez les affectations de ressources dans tous les projets.
Étape 2 : Trouver les heures disponibles
Pour connaître le nombre d’heures pendant lesquelles une ressource est disponible pour un projet, vous avez besoin des éléments suivants :
- Capacité initiale : Le nombre d’heures de travail dans une période spécifique. Par exemple, dans une semaine de travail de 5 jours à 8 heures par jour, la capacité initiale est de 40 heures. Si un membre de l’équipe est réparti à parts égales sur deux projets, la capacité est de 20 heures.
- Heures de repos : Ceux-ci tiennent compte des jours fériés et des vacances.
- Horaires culturels : Outre les heures de projet, les membres de l’équipe assistent souvent à des réunions internes, à des formations et à d’autres activités.
- Capacité disponible: Les heures restantes après suppression des heures de repos et de culture de la capacité initiale.
- Taux d’utilisation: Il est déraisonnable de s’attendre à ce que les gens travaillent à 100 % de leur capacité disponible. Les activités non comptabilisées, des pauses-café aux discussions liées au travail, grugent les heures de capacité. Un bon point de référence à viser est 80% de la capacité disponible.
Pour obtenir les heures disponibles, soustrayez simplement les heures de congé et les heures de culture de la capacité initiale, puis recherchez l’utilisation cible. Voici un exemple :
| Métrique | Calcul | Exemple de valeur |
|---|---|---|
| Capacité initiale (CI) | 5 jours x 8 heures | 40 heures |
| Temps libre (TO) | réel | 8 heures |
| Heures de la culture (CH) | réel | 2 heures |
| Capacité disponible (CA) | IC-TO-CH | 30 heures |
| Heures disponibles | 80% de CA | 24 heures |
Pour simplifier les choses, vous pouvez également ignorer les congés et les heures de culture, car ils se produisent de temps en temps. Dans un tel cas, vos Heures Disponibles seront calculées à 80 % de votre Capacité Initiale.
Étape 3 : Calculer le taux de chargement des ressources
Enfin, vous pouvez calculer le taux de chargement des ressources à l’aide de la formule :
resource load = assigned hours / available hoursEt voici ce que signifie le résultat :
| Taux de chargement | Diagnostic | Implication |
|---|---|---|
| < 1,0 | La ressource est sous-utilisée | Peut éventuellement prendre plus de travail |
| 1.0 | La ressource est utilisée de manière optimale | Pas de salle tampon pour les urgences |
| > 1.0 | La ressource est surexploitée | Peut entraîner du stress et, éventuellement, un épuisement professionnel |
Comment faire un tableau de chargement des ressources ?
Vous savez maintenant comment calculer le taux de chargement des ressources pour un membre de l’équipe. Mais comment faites-vous pour toute l’équipe ?
C’est là qu’un tableau de chargement des ressources peut vous aider.
Qu’est-ce qu’un tableau de chargement des ressources ?
Un graphique de chargement des ressources est une représentation graphique de la charge des ressources sur toutes les ressources critiques.
Il aide les chefs de projet à comprendre si leur équipe de projet est surchargée, sous-chargée ou optimale. Cela aide également à comprendre si l’équipe peut prendre plus de travail, comme les demandes de changement de dernière minute.
Modèle de tableau de chargement des ressources gratuit
Cliquez ici pour « faire une copie » de notre modèle Google Sheets gratuit pour commencer à suivre rapidement la charge de ressources de votre équipe.
Alternativement, vous pouvez créer le vôtre en suivant les étapes ci-dessous.
Étape 1 : Créer une matrice de ressource de projet par rapport à la durée du projet
Sur l’axe X, tracez les périodes couvrant toute la durée du projet. Ces périodes peuvent être des jours, des semaines ou des mois.
L’axe Y représente les ressources, telles que les noms des membres de l’équipe. Ajoutez les heures disponibles pour chaque ressource dans la cellule adjacente de la feuille de calcul.
Étape 2 : Ajoutez les heures attribuées
Les heures assignées peuvent être trouvées dans votre logiciel de gestion de projet ou vous pouvez simplement demander aux membres de votre équipe d’ajouter le nombre total d’heures estimées pour chaque semaine dans la feuille de calcul.
Étape 3 : Comparez les heures attribuées aux heures disponibles
À l’aide de la fonction de mise en forme conditionnelle d’Excel ou de Google Sheets, mettez en surbrillance les heures attribuées à chaque ressource. Cela vous aide à visualiser rapidement la disponibilité de votre équipe tout au long de la durée du projet, ainsi que sa charge de travail.
Utilisez le chargement des ressources dans la gestion de projet pour rester au courant des risques liés aux ressources
Le chargement des ressources est un outil simple permettant à un chef de projet d’identifier les contraintes et les risques liés aux ressources et de satisfaire à la fois vos parties prenantes et les membres de votre équipe. Contrairement au nivellement des ressources, cette technique est appliquée tôt dans la phase de planification du projet pour garantir une utilisation optimale des ressources.
Dans cet article, vous avez appris à calculer le taux de chargement des ressources pour une ressource individuelle. Vous avez également appris à utiliser un tableau de chargement des ressources pour suivre les charges des ressources tout au long de la durée du projet.
Et si vous recherchez un outil simple et visuel de planification de projets et de ressources, essayez Toggl Plan.
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Jitesh est un spécialiste du référencement et du contenu chez Toggl. Sur ce blog, il partage des conseils pratiques pour les équipes de service professionnelles afin de réaliser des projets de manière rentable.