Comment communiquer correctement les licenciements aux employés

Après la « grande démission » et les « démissions silencieuses », la main-d’œuvre américaine est aux prises avec une nouvelle ère : les « licenciements bruyants » – des annonces choquantes de réduction des effectifs (RIF) qui prennent les employés par surprise et font la une des médias.

Les plus grandes entreprises mondiales – dont Twitter, PepsiCo, Buzzfeed, Morgan Stanley, Salesforce et Amazon, pour n’en nommer que quelques-unes – ont récemment fait la une des journaux pour des licenciements massifs.

Alors que la couverture de ces licenciements s’est concentrée sur les ramifications du marché du travail et les signes de récession économique, une tendance plus inquiétante pour les professionnels de la communication est le manque d’importance que les organisations accordent aujourd’hui aux communications internes.

La couverture médiatique des RIF est troublante

Trop souvent, les communications soigneusement planifiées semblent absentes de ce qui est sans aucun doute l’un des moments les plus complexes qu’une organisation traversera. Nous avons tous vu la couverture médiatique troublante des entreprises communiquant des licenciements aux employés – des annonces qui semblaient froides et inhumaines ou des employés découvrant qu’ils ont été licenciés en perdant l’accès informatique sans préavis. Je suis sûr que personne ne peut oublier le tristement célèbre appel Zoom au cours duquel le PDG de Better.com a licencié des centaines d’employés.

Alors que les réductions d’effectifs sont redoutées par les dirigeants et les communicateurs, les employés méritent mieux que les licenciements insensibles qui ont fait la une des journaux l’année dernière. Ils méritent d’être traités avec respect et dignité. En tant que communicateurs, comment pouvons-nous apporter notre expertise pour aider les organisations à diriger avec plus d’empathie et d’humanité lors des mises à pied ?

5 meilleures pratiques pour communiquer les licenciements aux employés

Nous collaborons souvent avec nos clients pour les aider à gérer leurs communications dans le cadre d’une restructuration organisationnelle (y compris les licenciements massifs, les fermetures de sites et les intégrations) afin d’atténuer la baisse de l’engagement des employés et de protéger la réputation de leur entreprise.

Bien que les licenciements soient plus fréquents dans certaines industries que dans d’autres, avoir la capacité d’aider les organisations à s’adapter aux changements avec empathie et respect est une compétence de communication recherchée.

Ci-dessous, nous couvrirons les stratégies de base et les meilleures pratiques que vous pouvez appliquer directement à votre travail, que vous travailliez dans les communications internes, les ressources humaines, les communications d’entreprise ou un mélange de ce qui précède.

1. Cartographier les parties prenantes internes et externes

Communiquer les licenciements aux employés va bien au-delà de la simple notification à ceux dont les rôles sont touchés. Il s’agit autant de ceux qui partent que de ceux qui restent, en plus des nombreux intervenants externes d’une organisation. Commencez par cartographier vos parties prenantes internes (par exemple, l’équipe de direction, les dirigeants de niveau supérieur, les responsables du personnel, le service informatique, les employés ; dans les grandes organisations, n’oubliez pas les autres parties de l’entreprise susceptibles d’être touchées par les licenciements dans votre fonction).

Même si la communication avec les parties prenantes externes ne fait pas partie de vos attributions, créez une liste de base (par exemple, conseil d’administration, médias, gouvernement local) et un modèle que la haute direction peut utiliser pour identifier d’autres parties prenantes. Une fois toutes les données collectées, assurez-vous de saisir qui est responsable de la communication avec chaque partie prenante et quels documents seront fournis à cette fin.

2. Planifiez votre messagerie

La planification d’une annonce de réduction des effectifs ou de toute communication à grande échelle nécessite de nombreux supports de base – généralement des messages clés, des FAQ internes et externes, des e-mails de dirigeants, des communiqués de presse et éventuellement des diapositives de présentation.

Bien que la liste des matériaux puisse sembler intimidante, commencez par rédiger un récit principal qui capture les changements qui se produisent, la justification du changement et ce à quoi les employés peuvent s’attendre ensuite. Alignez-vous sur ce document avec les principales parties prenantes avant de procéder à la séparation des matériaux pour gagner du temps et éviter de devoir effectuer des modifications en cascade sur plusieurs matériaux.

• Conseil technologique: tirez le meilleur parti des outils de collaboration, tels que Microsoft Teams, pour éviter les problèmes de contrôle de version lorsque vous développez des messages et des communications d’annonce. Créez un dossier partagé privé où les principales parties prenantes peuvent collaborer, réviser et finaliser des documents.

3. Coordonner une série de spectacles

Les licenciements ne sont pas qu’un moment dans le temps, mais doivent être soigneusement orchestrés pour s’assurer que les parties prenantes, tant internes qu’externes, sont informées de manière appropriée. Tenez compte du calendrier et de la cadence de votre plan de communication pour vous assurer que les bonnes personnes sont informées de la bonne manière, au bon moment et dans le bon ordre.

Priorisez le calendrier afin que les employés concernés soient d’abord informés via une réunion 1: 1 avec leur responsable / RH, plutôt qu’un e-mail de masse (dans la mesure où vous le pouvez en fonction de la taille de l’organisation et de l’étendue des licenciements). Immédiatement après les notifications, rassemblez les employés pour une réunion à main levée avec leadership pour répondre à l’annonce et avoir une séance de questions-réponses ouverte.

4. Dirigez avec empathie

Les licenciements sont une expérience traumatisante pour une organisation, et les dirigeants jouent un rôle essentiel pour aider une entreprise à sortir de l’autre côté. Aidez les dirigeants à comprendre la nécessité de diriger avec empathie et humanité afin que ceux qui partent se sentent valorisés et respectés, et que les employés qui restent aient confiance en leur avenir au sein de votre organisation. Armez-les d’une boîte à outils succincte pour les leaders qui comprend des conseils sur la façon de se mettre à la place des employés, d’évaluer leur public et de planifier leurs communications.

5. Regardez vers l’avenir

Aidez ceux qui restent à rester engagés dans la culture de l’entreprise et à faire confiance au leadership. Il y a plusieurs moyens de le faire. Le premier et le plus important est de communiquer une vision d’avenir et de donner aux employés une raison de rester convaincante, et de donner espoir et confiance dans l’organisation.

La principale question que les employés restants se poseront – au-delà du potentiel de licenciements supplémentaires – est de savoir pourquoi ils devraient rester dans l’entreprise. Assurez-vous que ce message est clair dans la post-annonce à tous et parmi les dirigeants afin qu’ils puissent le transmettre à leurs équipes. Établissez des canaux de rétroaction (par exemple, des sondages, des cafés virtuels, des visites de sites de leadership, une boîte de réception dédiée aux communications/RH) où les employés peuvent continuer à avoir un dialogue ouvert avec les dirigeants et soumettre leurs questions. Rassemblez régulièrement les dirigeants pour faire un compte rendu des commentaires et mettez en place un plan de communication pour répondre aux préoccupations des employés.

Apprenez des entreprises qui ont géré les licenciements avec respect

Alors que les derniers mois ont été remplis de gros titres d’entreprises communiquant mal les licenciements aux employés, il y a des dirigeants qui ont modélisé les meilleures pratiques. Si vous vous préparez pour ce moment déterminant, envisagez de retirer une page des livres de ces entreprises :

• Au cours des premiers mois de la pandémie, le co-fondateur et PDG d’Airbnb, Brian Chesky, a envoyé une note au personnel confirmant que la société de location de vacances réduirait la taille de ses effectifs. Il a fourni une justification claire, fait preuve de transparence autour du processus et du soutien que les employés qui partent recevraient, et a précisé ce à quoi les employés qui partent et restent peuvent s’attendre comme prochaines étapes.
• Le PDG de Microsoft, Satya Nadella, s’est engagé dans un processus « réfléchi et transparent » alors que l’entreprise commence à réduire ses effectifs de 10 000 emplois, et que Microsoft « traitera nos employés avec dignité et respect », en clarifiant le soutien que les employés concernés recevraient.
• Le PDG et co-fondateur de Wayfair, Niraj Shah, a illustré la responsabilité du leadership dans sa note aux employés annonçant une réduction des effectifs, en écrivant: «Je prends la responsabilité de l’impact que cette décision aura sur les près de 900 Wayfariens à qui on dira aujourd’hui qu’ils ne font plus partie de bâtir l’avenir de notre entreprise », avant de partager les changements qui ont été apportés, ce à quoi les employés peuvent s’attendre ensuite et d’exprimer leur gratitude pour les contributions des membres de l’équipe.

Conclusion

Naviguer dans les licenciements n’est jamais facile – pour ceux qui sont touchés, pour ceux qui restent et pour ceux qui doivent planifier et diffuser les nouvelles. Et même si nous espérons tous éviter les réductions d’effectifs, c’est un moment que beaucoup d’entre nous rencontreront dans leur carrière.

En tant que communicateurs, tirons parti de notre place à la table pour nous assurer que toute future communication de mise à pied est traitée avec empathie, humanité et respect. Dans ces moments décisifs, la réputation de votre entreprise, l’engagement des employés et l’avenir sont tous en jeu.

Si vous avez besoin d’aide pour naviguer dans les FRR ou les communications de mise à pied, notre équipe peut vous aider. Envoyez-moi un e-mail à jhirsch@votrepartenaire.com et nous pouvons fixer un moment pour discuter de votre besoin.