Mieux les membres de l’équipe connaissent leurs rôles et responsabilités, mieux un projet se déroulera. La dernière chose que vous voulez sur un projet est la confusion, donc communiquer les distinctions de rôle dès le début du projet est crucial.
Un tableau RACI permet aux chefs de projet de faire exactement cela. C’est un moyen efficace de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et comprend ce qu’il doit faire.
Qu’est-ce qu’un graphique RACI ?
Un diagramme RACI est un outil visuel qui montre les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe pour les tâches et les livrables du projet. Cela permet de savoir qui fait quoi dans le projet et d’éviter toute confusion qui pourrait ralentir la production et réduire les coûts.
Un logiciel de gestion de projet avec des outils de gestion d’équipe et de reporting facilite la définition des rôles et des responsabilités des membres de votre équipe tout en tenant les parties prenantes informées. ProjectManager, par exemple, dispose d’outils de collaboration d’équipe en ligne qui vous permettent d’attribuer du travail, de suivre et de collaborer avec votre équipe en temps réel. Contrairement aux produits légers, aucune configuration n’est requise. Commencez gratuitement.
Examinons de plus près ce que signifie RACI et l’importance de chacune de ces catégories dans la matrice d’attribution des responsabilités.
Que signifie RACI ?
RACI est synonyme de responsable, redevable, consulté et informé. Chaque lettre est une catégorie utilisée dans la matrice RACI pour définir les rôles des membres de l’équipe dans un projet.
Responsable
Chaque tâche doit avoir au moins un membre de l’équipe responsable qui effectue le travail pour terminer la tâche. Cependant, plusieurs parties responsables peuvent être affectées sur la matrice RACI.
Redevable
Ce membre de l’équipe est chargé de déléguer le travail et d’approuver les livrables avant qu’ils ne puissent être considérés comme terminés. Parfois, le membre responsable de l’équipe est également celui qui est responsable sur le tableau RACI. Mais chaque tâche doit être rattachée à une personne responsable, et ce n’est pas toujours le chef de projet.
Consulté
Ce membre de l’équipe examinera un livrable, en fournissant des commentaires qui placent le livrable dans le contexte de l’ensemble du projet ou simplement dans ses propres attentes.
Informé
Ce sont les membres de l’équipe qui doivent savoir ce qui se passe avec l’exécution des tâches mais qui n’ont pas le même niveau de responsabilité que ceux énumérés ci-dessus. Ils peuvent recevoir un rapport général sur les progrès plutôt que de creuser dans les détails.
Exemple de graphique RACI
Maintenant que nous avons appris les rôles responsables, redevables, consultés et informés et leurs responsabilités, examinons un exemple de tableau RACI.
Le modèle RACI ci-dessous affiche les tâches du projet dans la colonne de gauche, tandis que les membres de l’équipe sont affichés dans la rangée supérieure. Nous pouvons voir que le modèle RACI permet d’attribuer à chaque personne un rôle différent pour chaque tâche.
Concentrons-nous sur les rôles et responsabilités de l’analyste financier. Nous pouvons voir qu’il est responsable de l’étude financière et du plan financier tandis que le directeur de la conception est responsable de la conception de l’interface utilisateur et informé de la création de maquettes.
Nous sommes maintenant prêts à apprendre à créer une matrice RACI.
Comment créer un graphique RACI
Tous les projets peuvent bénéficier des attentes claires fournies par l’utilisation d’un tableau RACI, mais il est particulièrement utile lors de la gestion de plusieurs ressources ou de dépendances de tâches.
Pour étoffer pleinement le processus de création d’un graphique RACI, créons un projet à l’aide d’un exemple de matrice RACI. Disons que vous construisez un ajout à votre maison. Ces trois étapes expliquent comment créer une matrice RACI.
1. Identifier les rôles et responsabilités
En haut de votre modèle de tableau RACI, dressez la liste des personnes impliquées dans le projet, y compris le client ou le propriétaire qui fait effectuer la construction. Ensuite, il y a l’architecte, qui est chargé de dessiner les plans. Le chef de projet supervise l’ensemble du projet du début à la fin. Il y a un entrepreneur qui, avec son équipe, est responsable de la construction proprement dite. Il y aura probablement beaucoup plus de sous-traitants, tels que des électriciens, des couvreurs, etc., mais nous garderons notre modèle RACI simple.
2. Listez les tâches, les livrables et les jalons
Ensuite, vous souhaitez avoir une liste complète des tâches, y compris les jalons et tous les processus de prise de décision à répertorier dans la colonne la plus à gauche. Cela comprend des tâches telles que l’examen des plans par l’architecte, l’estimation du budget, l’obtention des permis, la préparation du site et les excavations nécessaires. Vous devrez peut-être poser une fondation, ajouter une poutre et une dalle de plinthe, de la maçonnerie, un revêtement de sol ou une toiture, des portes et des fenêtres, de l’électricité et de la plomberie, des luminaires, etc.
3. Attribuez des tâches, des rôles et des responsabilités
Sous chaque personne de l’équipe de projet, ajoutez R (responsable), A (responsable), C (consulté) ou I (informé), en fonction de leur relation avec les tâches de la colonne de gauche. Par exemple, l’architecte serait le membre de l’équipe responsable de la livraison du plan de projet achevé, tandis que le chef de projet serait responsable de s’assurer que le plan est conforme à toutes les questions réglementaires. Le client ou le propriétaire serait consulté pour s’assurer que les plans répondent à leurs spécifications, mais pour une grande partie de la construction réelle, ils ne seraient informés que de l’avancement.
Modèle de graphique RACI
Maintenant que vous comprenez le fonctionnement des graphiques RACI et le processus pour les créer, vous pouvez utiliser notre modèle de graphique RACI gratuit pour vous aider à démarrer.
Quand utiliser un graphique RACI
Les diagrammes RACI sont un outil de planification de projet efficace qui facilite la gestion des attentes des équipes et des parties prenantes. Bien qu’ils soient polyvalents et simples à utiliser, ils peuvent ne pas convenir à certains projets. Voici quelques-uns des meilleurs scénarios pour utiliser un graphique RACI.
- Lorsque les tâches nécessitent une collaboration : Il y a des projets qui impliquent plus de travail d’équipe interfonctionnel que d’autres. Les diagrammes RACI sont utiles pour les tâches de projet qui impliquent la contribution de plusieurs parties.
- Lorsqu’il y a beaucoup de dépendances de tâches : Savoir qui est responsable, redevable, consulté et informé pour une tâche est très utile lors de la gestion des dépendances des tâches.
- Lorsque les projets nécessitent beaucoup de prise de décision : Certains projets, tels que les projets de développement de produits, impliquent des commentaires constants des clients et une prise de décision lors du choix des fonctionnalités du produit à lancer ensuite. Les diagrammes RACI sont un excellent moyen d’attribuer des rôles et des responsabilités aux membres de l’équipe et aux parties prenantes afin que le processus de prise de décision soit aussi fluide que possible et n’implique que les bonnes personnes.
- Au démarrage des projets : Définir les rôles et les responsabilités est un besoin de toute équipe de projet. L’utilisation d’un tableau RACI au début, pendant vos étapes d’idéation et de planification est toujours conseillée.
- Lors de l’intégration de nouveaux membres d’équipe : Les graphiques RACI sont simples à comprendre. Leur simplicité en fait un excellent outil d’intégration des nouveaux membres de l’équipe, car elle permet aux nouveaux membres de comprendre rapidement comment ils s’intègrent dans l’équipe en un seul coup d’œil.
Avantages de l’utilisation d’un graphique RACI
Plus vous structurerez, dirigerez et définirez clairement votre équipe de projet, mieux elle sera en mesure de faire son travail à temps et sans gaspiller de précieuses ressources. Voici quelques-uns des principaux avantages de l’utilisation d’un tableau RACI.
- Un tableau RACI définit les attentes et la responsabilité, car chacun est conscient de ce qu’eux-mêmes et le reste de l’équipe font.
- Les graphiques RACI sont simples à lire et à utiliser pour les membres de l’équipe et les parties prenantes.
- Les diagrammes RACI sont un excellent moyen d’éviter d’avoir trop de ressources allouées à une tâche.
- En aidant les membres de l’équipe à comprendre les rôles de chacun, les graphiques RACI peuvent favoriser la collaboration au sein de l’équipe.
- Les tableaux RACI permettent d’éviter d’avoir « trop de cuisiniers » pour certaines tâches et décisions.
En prime, ces définitions éliminent bon nombre des problèmes de personnalité et des politiques de bureau qui entravent la productivité. Vous avez donné à votre équipe un cadre RACI, afin qu’ils sachent où ils en sont et où en sont les autres membres de l’équipe. Les équipes sont plus heureuses de cette façon et cela rationalise les communications. Les membres de l’équipe peuvent consulter le tableau RACI à tout moment du projet et savoir qui est responsable de quoi, au lieu d’avoir à éloigner tout le monde de ce qu’ils font.
Inconvénients de l’utilisation d’un graphique RACI
Il y a des avantages et des inconvénients à utiliser le modèle RACI pour gérer vos équipes de projet. Voici quelques-uns des inconvénients les plus courants de l’utilisation d’une matrice RACI.
- Les diagrammes RACI peuvent devenir obsolètes si des modifications sont apportées au plan de projet et aux rôles de l’équipe.
- Les graphiques RACI peuvent devenir difficiles à lire pour les grandes équipes.
- Les rôles du modèle RACI peuvent ne pas refléter exactement ce que font les membres de votre équipe et les parties prenantes.
- Le modèle RACI peut ralentir certaines tâches et livrables, car ils nécessitent l’implication de plusieurs personnes.
Alternatives au graphique RACI
- Matrice RASCI : Comme son nom l’indique, cela ressemble beaucoup à un tableau RACI. La seule différence est que ce modèle ajoute une autre lettre, qui signifie «soutien». Les membres de l’équipe de soutien aideront les membres «responsables» de l’équipe dans leurs tâches.
- Graphique DACI : Un diagramme DACI, comme un diagramme RACI, est une matrice d’attribution des responsabilités. DACI signifie conducteur, approbateur, contributeur et informé. Cela peut être une excellente alternative aux graphiques RACI, car ces rôles conviennent le mieux à certaines équipes.
- Matrice de responsabilité RAPID : Un autre modèle d’attribution des responsabilités particulièrement adapté aux projets nécessitant une prise de décision intensive. RAPID signifie Recommander, Accepter, Exécuter, Saisir et Décider. La matrice RAPID définit clairement l’autorité et la responsabilité, réduisant les conflits.
ProjectManager est meilleur que les graphiques RACI
Avec ProjectManager, vous pouvez accomplir bien plus qu’en utilisant uniquement des graphiques RACI et d’autres documents statiques. Chaque membre de l’équipe peut suivre ses propres tâches et les cocher comme terminées. Le projet et la date d’échéance sont également répertoriés. Cliquez simplement sur une tâche individuelle pour encore plus de détails. Les membres de l’équipe peuvent ajouter leur propre liste de tâches à la tâche pour gérer leur travail et les garder sur la bonne voie.
Les chefs de projet peuvent suivre les progrès de l’équipe grâce au tableau de bord en temps réel, qui suit six métriques de projet qui sont mises à jour instantanément lorsque les membres de l’équipe mettent à jour leur travail. Pour une analyse plus approfondie, ProjectManager propose des rapports en un clic qui fournissent des données détaillées sur l’avancement des tâches, les coûts et la charge de travail, entre autres.
Il y a une page de charge de travail qui permet aux chefs de projet de s’assurer qu’aucun membre de l’équipe n’est sous ou sur-alloué. ProjectManager va au-delà d’une matrice d’attribution des responsabilités et vous aide à mieux gérer vos équipes, à prendre des décisions basées sur les données et à optimiser les ressources de votre projet en temps réel.
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui prend les rôles et les responsabilités définis sur votre diagramme RACI et les transforme en un outil dynamique pour gérer les équipes et la charge de travail. Les chefs de projet obtiennent de la transparence dans le projet pour surveiller les progrès et réaffecter les ressources pour éviter que les membres de l’équipe ne soient bloqués. Découvrez comment ProjectManager peut rendre les membres de votre équipe responsables et productifs en prenant cet essai gratuit de 30 jours dès aujourd’hui.