Quelle est la place des chefs de projet dans le processus de gestion des achats ? Cela affecte nos projets, et pourtant, nous ne sommes souvent pas ceux qui recherchent les vendeurs et les fournisseurs qui travailleront sur nos projets. C’est aussi une source majeure de risque – qu’advient-il de votre projet lorsque le développeur que vous avez acheté tombe de la surface de la terre ?
Je m’appelle Shash Roy et je suis dans le monde de la gestion de projet depuis 20 ans. J’enseigne la gestion des achats depuis 10 ans, et j’ai vu à quel point ce sujet n’est pas très populaire dans la plupart des discussions sur la gestion de projet, mais il est très important dans les projets.
Je parlerai de la gestion des achats de projet du point de vue du chef de projet et expliquerai comment, si elle n’est pas gérée correctement, elle entraînera des risques et des problèmes.
Qu’est-ce que la gestion des achats ?
L’approvisionnement consiste à acquérir des biens ou des services auprès d’un fournisseur ou d’un fournisseur externe. Pour un projet donné, vous devrez peut-être vous procurer du matériel, des logiciels ou des ressources supplémentaires ou des membres d’équipe dotés de compétences spécifiques.
La gestion des achats est le processus de recherche, d’engagement et de collaboration avec les fournisseurs, quelle que soit la capacité requise pour le projet spécifique.
Souvent, les chefs de projet ont tendance à négliger ce domaine et souffrent par la suite d’un retard d’approvisionnement. Pensez à un château de cartes : si une carte tombe, les autres tombent automatiquement. Ainsi, si la passation des marchés ne reçoit pas l’attention voulue, cela retardera le projet.
Pourquoi est-il important que les chefs de projet comprennent l’approvisionnement ?
Le processus d’approvisionnement commence par l’identification que l’approvisionnement est nécessaire, puis la coordination avec le responsable ou le service des achats. Après avoir obtenu le feu vert pour voir un approvisionnement pour votre projet, établissez un calendrier d’approvisionnement avec la durée spécifique à l’approvisionnement. Par exemple, si vous avez besoin d’un développeur supplémentaire, considérez le nombre d’heures, de jours ou de semaines dont vous aurez besoin, et quand il commencera et finira son travail sur le projet.
Une fois que le calendrier d’approvisionnement est intégré au calendrier du projet et partagé avec les parties prenantes, cela établit une apparence complète pour le calendrier du projet. L’approvisionnement ne doit pas être traité en silo et comme une activité distincte. Souvent, la passation des marchés n’est pas considérée comme l’une des activités du projet, ce qui peut potentiellement retarder le projet.
Une fois que le calendrier du projet (avec la durée d’approvisionnement intégrée) est partagé avec les différentes parties prenantes (internes et externes), établissez les attentes entre l’équipe de projet et l’équipe d’approvisionnement. La transparence assure la confiance du projet et établit une atmosphère positive. Des réunions régulières avec les parties prenantes (à la fois des réunions d’équipe internes et des réunions sur l’état des clients) permettent de suivre l’évolution de l’approvisionnement.
Parlons de certains risques inhérents au processus d’approvisionnement et qui peuvent avoir un impact sur le calendrier du projet. Un risque qui survient en raison d’un retard dans l’approvisionnement est probablement le risque le plus courant qui survient dans les projets.
Certaines situations réelles peuvent inclure un retard dans l’approvisionnement en matériel, l’incompatibilité de logiciels nouveaux ou mis à niveau ou des difficultés de configuration, ou la sortie de ressources clés à une période critique.
Donc, en tant que chef de projet, vous devriez envisager toutes ces situations potentielles et les évoquer comme des risques dès le début du projet. Ces risques seraient répertoriés dans la charte du projet et partagés avec toutes les parties prenantes.
Approvisionnement tout au long du cycle de vie du projet
Les paragraphes suivants passent en revue les cinq phases du projet, comment les chefs de projet et les équipes d’approvisionnement peuvent travailler ensemble tout au long, et qui est responsable de quoi.
Initiation
Identifiez le type d’approvisionnement nécessaire pour le projet : matériel, logiciel ou ressources. L’avantage de les identifier dès le départ est la capacité d’être transparent pour toutes les parties prenantes du projet afin qu’elles comprennent l’importance de l’approvisionnement et les risques associés.
Au cours de cette phase d’initiation, le chef de projet est affecté au projet et commence par étudier l’énoncé des travaux. L’énoncé des travaux définit la portée et ce qui doit être fait. N’oubliez pas que ce n’est pas le travail d’une seule personne !
Le chef de projet identifie l’approvisionnement et le valide avec le client. Cela se produit probablement lors de la réunion de lancement avec le client, qui assure une bonne communication avec l’équipe de projet et toutes les parties prenantes du projet (rappelez-vous que l’équipe de projet fait également partie des parties prenantes du projet). L’approvisionnement est également identifié dans la charte du projet.
Une fois l’approvisionnement identifié, c’est le bon moment pour :
- Comprendre le processus d’approvisionnement de l’organisation
- Apprenez à connaître le responsable des achats et les autres professionnels des achats du service des achats
- Lancer le processus d’approvisionnement. De nombreuses organisations ont besoin d’un formulaire initial à remplir. Cela peut impliquer de télécharger les formulaires à partir d’un portail commun ou quelque chose comme SharePoint.
- Définissez les canaux de communication, la fréquence et les attentes avec le service ou le responsable des achats.
- Comprendre les délais d’approvisionnement de haut niveau. Combien de temps prend ce type d’approvisionnement ? Communiquez-le aux parties prenantes du projet.
Planification
Au fur et à mesure que le projet passe à la phase de planification, le client sera soucieux de connaître en détail la stratégie du projet. Comment allez-vous gérer le projet ? Quand verrai-je les livrables ? Quelles sont les attentes ?
Des activités typiques de planification de gestion de projet auraient lieu à ce stade. Au fur et à mesure que le chef de projet établit le calendrier, il établira également les délais d’approvisionnement dans le calendrier du projet. C’est une stratégie gagnant-gagnantcar l’établissement de calendriers d’approvisionnement dans le calendrier de votre projet apporte non seulement de la transparence au processus de gestion des achats, mais vous aide également à vous souvenir des étapes et des activités clés liées à l’approvisionnement.
Pour de nombreux projets nécessitant des achats, les chefs de projet doivent inclure un plan de gestion des achats dans le cadre des activités de gestion de projet. Parfois, ce plan de gestion des achats est un document de planification autonome (comme le plan de gestion de la communication ou le plan de gestion de la qualité) ou il existe en tant que sous-section du plan de gestion principal du projet.
Donc, en tant que chef de projet, je vous encourage à planifier les achats en même temps que tous les autres domaines de votre projet. Ainsi, un chef de projet devrait :
- Préparer le plan de gestion des achats
- Construire les délais d’approvisionnement dans votre calendrier de projet
- Partagez ceci avec le client et expliquez (si nécessaire)
- Invitez le responsable ou le service des achats aux réunions sur l’état des lieux
À ce stade, l’équipe d’approvisionnement s’occupera des documents d’approvisionnement, tels que les bons de commande, les demandes d’achat, les contrats d’approvisionnement et autres.
Exécution
Ainsi, après que les achats ont été planifiés, ils sont exécutés. Rappelez-vous toujours que l’exécution de l’approvisionnement peut être effectuée avant la phase d’exécution du projet. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de développeurs Java et vous pourriez ne pas être en mesure de démarrer la phase d’exécution du projet tant que l’approvisionnement des développeurs Java n’est pas terminé.
Au fur et à mesure que vous terminez la planification, vous devez créer une feuille de route du déroulement du projet, qui informera toutes les personnes impliquées des jalons et des livrables. Le processus d’approvisionnement va également démarrer et le responsable des achats aura commencé à solliciter les vendeurs et les fournisseurs. En tant que chef de projet, vous serez en communication constante avec le responsable des achats.
En tant que chef de projet, vous n’avez pas besoin de microgérer les achats (c’est le travail du responsable des achats), mais le calendrier du projet vous aide à suivre les activités d’approvisionnement. Les responsables des achats s’occupent également de choses telles que la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs ou la gestion des fournisseurs et le maintien de la relation avec les fournisseurs.
Le responsable des achats impliquera le chef de projet dans la détermination des critères de sélection pour le choix du fournisseur. N’oubliez pas que cette conversation aurait eu lieu pendant la phase de planification et se poursuivrait probablement pendant les réunions de statut.
Les activités liées à l’approvisionnement du chef de projet pendant la phase d’exécution impliqueraient :
- Gérer le calendrier du projet et suivre les étapes d’approvisionnement
- Rencontrer le responsable des achats (selon les attentes de communication)
- Répondre aux questions liées aux achats soulevées par le responsable des achats
- Fournir des mises à jour sur l’état de l’approvisionnement (ainsi que toutes les autres activités) aux clients et à toutes les autres parties prenantes
Surveillance
En tant que chef de projet, vous devrez être conscient des tâches d’approvisionnement. Rappelez-vous toujours que votre projet est la chose la plus importante pour vous, mais le service des achats gère plusieurs achats et planifiera votre approvisionnement en conséquence. Cela pourrait causer de la frustration et de l’anxiété. N’oubliez pas de ne pas marcher sur les pieds du responsable des achats.
L’objectif est de garder son calme, de gérer les attentes et de surveiller avec diligence le calendrier du projet et les autres échéanciers identifiés. Vous assurerez la bonne volonté, la livraison comme prévu (espérons-le) et un projet sur la bonne voie. Cela aide également à l’adhésion du client et vous pouvez tenir le client au courant à la fois du calendrier du projet et du calendrier d’approvisionnement grâce à cette surveillance.
En termes de risques, un retard d’approvisionnement potentiel doit déjà être enregistré comme un risque, vous devez donc également le surveiller en permanence.
Fermeture
Une fois l’approvisionnement reçu et mis en œuvre dans votre projet, l’approvisionnement est considéré comme terminé. PMBOK 6.0 n’appelle pas exclusivement la clôture des achats, car techniquement, tout se ferme lorsque nous procédons à la clôture du projet. Mais c’est le bon moment pour réfléchir aux leçons apprises et à ce que nous aurions pu faire mieux.
Et après?
J’espère que cet article vous a été utile et qu’il vous a apporté une compréhension de la gestion des approvisionnements dans votre projet !
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