Lorsque la pandémie a frappé en mars 2020, Chuy’s, une chaîne basée au Texas qui possède et exploite plus de 90 restaurants Tex-Mex dans 17 États, s’est retrouvée confrontée aux mêmes incertitudes que toutes les autres entreprises de son secteur. Les ventes hors établissement ont bondi. Les ventes au restaurant ont chuté. Les plans à long terme ont disparu.
Pourtant, contrairement à beaucoup de ses concurrents, Chuy’s a prospéré. Au cours du troisième trimestre 2021, la chaîne a augmenté sa marge d’exploitation globale au niveau des restaurants de 8,8 %.
Les mesures que Chuy’s avait prises avant la pandémie l’ont aidée à réagir rapidement et efficacement aux changements rapides. Plus important encore, l’entreprise avait mis en place des outils automatisés basés sur le cloud pour la planification adaptative qui ont aidé ses équipes de planification et d’analyse financières (FP&A) à optimiser la budgétisation et à améliorer la prise de décision en réponse à la pandémie et à un environnement commercial en constante évolution.
Une plate-forme pour les gouverner tous
En période d’incertitude sur les marchés, l’agilité est primordiale. Pourtant, trop d’équipes FP&A s’appuient encore sur des feuilles de calcul déconnectées et des systèmes de planification hérités pour la planification et la prise de décision. Cette structure met en péril la stratégie et l’exécution opérationnelle : des données fragmentées, une planification manuelle et des rapports statiques peuvent entraîner des rapports intempestifs et des analyses incomplètes et étroites.
Un monde incertain exige la capacité de générer rapidement et facilement des versions de scénarios, d’obtenir des informations en temps réel et d’accéder à des analyses plus riches. L’alignement de toutes les équipes sur une seule plateforme de planification peut aider les organisations à faire face à cette complexité croissante et aider les équipes FP&A à améliorer les processus de planification, de budgétisation et de prévision pour stimuler les performances, l’efficacité et la croissance.
En tant qu’entreprise de soins de santé opérant en première ligne de la pandémie de Covid, ChristianaCare, basée au Delaware, a dû prendre des décisions rapides au début de l’épidémie sur tout, des fournitures de ventilateurs aux soignants qui s’inquiétaient pour leur sécurité et leur bien-être personnels.
En réponse, l’organisation a rapidement remplacé son processus de budgétisation annuel par une prévision mensuelle. Il a commencé à suivre toutes ses dépenses liées à Covid. Et il s’est préparé à plusieurs scénarios, du meilleur au pire des cas.
C’était une entreprise colossale qui aurait pu prendre des mois. Pourtant, ChristianaCare utilisait déjà une suite de produits financiers basée sur une plate-forme de planification unique et moderne, ce qui simplifiait et accélérait considérablement sa planification et sa modélisation. Ces changements opérationnels radicaux n’ont donc pris que quatre jours à l’entreprise pour être mis en œuvre.
De deux jours à 30 secondes
Des années avant la pandémie, The EW Scripps Co. était déjà confrontée à un autre type de perturbation : le déclin de l’activité presse. Scripps a répondu aux tendances de l’industrie au milieu des années 2010 en s’éloignant de l’imprimé, autrefois son activité principale, pour se concentrer sur la télévision locale et les médias nationaux. Cette décision a entraîné de multiples fusions et acquisitions et accru sa complexité financière.
En abandonnant son héritage imprimé, Scripps a réalisé que sa propre entreprise bénéficierait d’une transformation numérique. L’entreprise a commencé à numériser ses opérations dans des pratiques telles que les ressources humaines, la gestion financière et l’analyse, et a déployé ses multiples nouvelles solutions sur une plate-forme commune.
Le changement a donné à Scripps une source unifiée de données financières et RH à l’échelle de l’entreprise, ainsi qu’un cadre pour intégrer les opérations et les finances de ses acquisitions. L’entreprise a également considérablement réduit le temps et les efforts, en réduisant son processus de création de rapports mensuels de deux jours à environ 30 secondes.
L’information, c’est le pouvoir
Une autre raison pour laquelle les feuilles de calcul ne sont plus un outil suffisant pour la FP&A est l’émergence du Big Data. Les images, les documents et les entrées audio et vidéo ne s’intègrent pas parfaitement dans les feuilles de calcul comme le font les nombres dans les cellules.
Les organisations qui peuvent accéder à ces données semi-structurées et non structurées peuvent mieux façonner leurs modèles commerciaux. Les fonctions financières les plus performantes consacrent 75 % de leur temps à l’analyse des données et aux informations. Mais 48 % des responsables financiers signalent des difficultés à travailler avec plusieurs sources de données et des intégrations complexes.
La bonne solution de planification moderne peut traiter des données complexes avec l’apprentissage automatique pour fournir des informations plus riches et une plus grande rapidité et précision. Ils peuvent produire des rapports faciles à utiliser qui illustrent clairement les comparaisons, les tendances et les mesures. Et ils peuvent produire des scénarios pratiquement illimités pour la planification. Ces capacités peuvent aider les équipes FP&A à devenir plus agiles, adaptables et stratégiques en période d’incertitude.
Les dirigeants sont intrinsèquement conscients de l’importance de l’agilité et de la capacité à travailler avec le Big Data. Quelque 88 % des cadres récemment interrogés affirment que les outils de planification flexibles et adaptatifs sont « très » ou « extrêmement » importants pour la planification. Et 91 % conviennent que les outils de planification modernes peuvent aider les organisations à devenir plus flexibles et adaptatives dans leur planification.
Mais il existe un écart entre la compréhension et l’action : seuls 40 % des cadres interrogés déclarent que leur planification est très flexible et adaptable.
C’est là que réside l’opportunité. En comblant cet écart et en mettant en œuvre des outils de planification modernes sur une plate-forme cloud avec une source unique de vérité, les organisations peuvent se positionner non seulement pour survivre, mais aussi pour saisir les nouvelles opportunités qu’elles découvrent dans un monde en évolution rapide.
Pour en savoir plus, lisez le rapport d’enquête de HBR Analytic Services L’agilité organisationnelle nécessite des outils de planification modernes.