L’un des moyens les plus faciles et les plus simples de réussir est de savoir comment gérer et utiliser efficacement votre temps. Bien qu’il y ait certainement des circonstances hors de votre contrôle, savoir comment utiliser efficacement votre temps peut aider à atténuer certains des revers ou des retards causés par des situations imprévues.
Le lieu de travail est l’un de ces domaines où il est essentiel d’avoir de bonnes compétences en gestion du temps. Avoir de bonnes compétences en gestion du temps peut vous rendre deux fois plus productif que d’habitude en plus de faire de vous un employé efficace et reconnu comme tel.
Mais sans savoir par où commencer, acquérir de bonnes compétences pour gagner du temps peut être difficile.
Comment avoir un Morkday efficace
Peu importe le soin avec lequel vous planifiez avant d’aller au travail, il y a toujours la possibilité qu’un événement inattendu se produise et modifie tous ces plans. Voici les 10 meilleurs hacks pour gagner du temps qui peuvent vous aider à avoir une journée de travail plus efficace et à remettre votre emploi du temps sur les rails.
1. Se lever tôt
Se lever tôt est bénéfique non seulement pour votre travail mais aussi pour votre santé. Pour certains, un petit matin calme et paisible peut être revigorant, leur permettant de devenir plus productifs, car il y a moins de distractions. Ainsi, même avant de vous rendre au bureau, vous réveiller tôt peut vous permettre d’éliminer de manière préventive certains éléments de votre liste de tâches. Et bien que se réveiller tôt puisse être difficile, ses résultats positifs et productifs sont une raison suffisante pour s’y tenir.
2. Identifier les tâches importantes et urgentes
Il y a beaucoup à faire dans une journée de travail, et pour être vraiment productif, il est nécessaire de pouvoir identifier les tâches par ordre d’importance. Il est impératif de catégoriser les choses selon ce qui suit :
- Important et urgent (préparer une visite client le lendemain)
- Pas urgent mais important (préparation d’une présentation de rapport dans deux semaines)
- Pas urgent ou important (recherche d’articles sur Internet)
- Urgent mais pas important (comme les appels téléphoniques ou l’engagement dans les médias sociaux)
Les tâches importantes sont celles qui comptent pour les objectifs immédiats et à long terme de l’entreprise. Les tâches urgentes sont celles qui nécessitent une attention immédiate, telles que les échéances à venir. Cela dit, les tâches importantes mais non urgentes doivent être ciblées car elles contribuent au succès immédiat et à long terme du projet. Ainsi, en identifiant toutes les tâches importantes et urgentes, vous pouvez vous concentrer uniquement sur les tâches très importantes et éviter qu’aucune ne devienne critique.
3. Suivez l’objectif SMART
La productivité de chaque journée de travail doit être orientée vers la réalisation des objectifs de l’entreprise. Pour ce faire, assurez-vous que vos tâches quotidiennes sont en lien avec les objectifs SMART, afin que vous soyez non seulement productif pour la journée, mais également pour les jours et les mois à venir. De cette façon, le temps passé ne sera pas perdu.
- Spécifique: Assurez-vous que l’objectif est clairement compris.
- Mesurable: Les métriques doivent être clairement définies avec des chiffres spécifiques.
- Réalisable: Les objectifs sont réalistes et peuvent être atteints.
- Pertinent: Les objectifs déplacent l’entreprise vers des objectifs à long terme.
- Limité dans le temps : Les objectifs ont un début et une fin clairement définis.
4. Dites non au multitâche
Contrairement à ce que tout le monde pense du multitâche, il diminue en fait la productivité jusqu’à 40 %. C’est parce que toute l’attention n’est pas accordée à une tâche. Selon des chercheurs de l’Université de Stanford, le multitâche entraîne moins d’efficacité par rapport à la concentration sur une seule tâche. Et à long terme, le multitâche nuit à la capacité de se concentrer sur une seule chose dans d’autres domaines de travail. Les tâches peuvent être effectuées une étape à la fois tant que l’engagement à le faire est là.
5. Comprendre l’importance de dire « Non »
Pour être plus efficace, la priorisation des tâches est essentielle. Imaginez dire oui à tout. Il en résultera sûrement une catastrophe. Cependant, il peut être difficile de dire non, surtout si c’est votre patron qui vous demande de faire quelque chose. Au lieu de dire non, envisagez de faire savoir à votre patron que vous travaillez actuellement sur plusieurs autres tâches et, si cette tâche devait être assignée, comment aimerait-il que vous la priorisiez dans votre liste de tâches actuelle ou quelle affectation aimerait-il que vous fassiez remplacer pour assumer cette tâche.
Vous ne leur direz pas directement non, mais vous leur ferez également savoir que vous avez de nombreuses autres priorités sur lesquelles vous devez travailler et que vous définissez une limite importante qui indique votre capacité de charge de travail. En même temps, il maintient le professionnalisme qui dicte son éthique de travail et il établit une compréhension que plusieurs tâches ne peuvent être librement données sans en compromettre une autre.
6. Utilisez un logiciel de gestion de projet gratuit
Travailler dur entraîne l’épuisement professionnel, mais travailler intelligemment peut vous permettre d’obtenir les mêmes résultats sans autant d’efforts ni de contraintes. De nombreuses tâches peuvent être effectuées en moins de temps grâce à l’utilisation d’outils de gestion de projet. Des applications comme Trello, Asana et Basecamp aident à organiser l’attribution, la collaboration et la gestion des tâches. Ils suivent l’avancement des livrables et incluent des fonctions d’analyse et de reporting. Et en éliminant les inefficacités, ces outils peuvent aider à augmenter la productivité.
7. Prenez des notes
N’oubliez jamais de noter les détails importants dont vous devez vous souvenir. Selon vos préférences, vous pouvez utiliser une application à partir d’un smartphone ou opter pour le stylo et le papier traditionnels. Une application recommandée est Todoist, qui suit chaque tâche et course. En utilisant cette application, on peut être 100% plus efficace.
8. Minimisez les distractions
Une fois toutes les huit minutes, une personne moyenne est distraite, ce qui consomme 50 à 60 minutes par jour. De plus, une fois qu’une personne est interrompue dans ce qu’elle fait, il lui faudra environ 23 minutes pour se concentrer. En bref, beaucoup de temps peut être consacré aux seules distractions, ce qui nuit à l’efficacité.
Certaines astuces peuvent aider à configurer Ne pas déranger sur certaines notifications comme les e-mails ou les chatbots, ou si vous travaillez au bureau, placer une note sur votre bureau ou votre porte peut être un excellent moyen de faire savoir aux autres que vous aimeriez travailler en paix. Le rangement est un autre moyen d’éviter les distractions, car l’encombrement peut être distrayant et cela peut prendre du temps lorsque vous cherchez quelque chose.
9. Fixez-vous une journée pour prendre soin de vous
Notre corps est le capital pour tout faire. Cela dit, il a besoin d’être rechargé, il sera donc efficace dans ses performances. Lorsque vous êtes épuisé et fatigué, la qualité de votre travail est affectée, ce qui peut être coûteux sur le lieu de travail. Prendre soin de soi peut vous éviter de vous sentir submergé par le travail et faire beaucoup de bien à votre santé.
10. Trouvez un but dans votre travail
Travailler sans but précis peut souvent conduire à l’inefficacité. Bien que chacun ait un objectif de travail différent, connaître votre objectif peut être un excellent moyen de vous motiver dans vos tâches quotidiennes. De même, il est important de comprendre le but derrière les tâches individuelles et comment elles contribuent aux objectifs à long terme de l’organisation, car un manque de but pourrait avoir un effet négatif sur les performances et donc avoir un impact sur l’efficacité.
Logiciel de gestion de projet recommandé
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